டெக்ஸ்ட் இம்போர்ட்
எக்ஸெல் தொகுப்பிலிருந்து டெக்ஸ்ட்டை காப்பி செய்திடுகையில் மீண்டும் அதனைப் பெரும் அளவில் எடிட் செய்திட வேண்டியதிருப்பதாக வாசகர் ஒருவர் எழுதி இருந்தார். வழக்கமான காப்பி அண்ட் பேஸ்ட் இதில் பயனளிக்கவில்லை என்றும் டெக்ஸ்ட் பெரிதாக இருந்தால் பிரச்னையும் அதிகமாக உள்ளது என்றும் கூறி இருந்தார். இவருக்கான தீர்வை எல்லாரும் காணலாம். எக்ஸெல் டெக்ஸ்ட்டினை, அது எவ்வளவு பெரிதாக இருந்தாலும் காப்பி செய்து கொள்ளுங்கள். பின் வேர்ட் பைலைத் திறந்திடுங்கள். எங்கு பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அங்கு கர்சரைக் கொண்டு செல்லுங்கள். அதன் பின் வழக்கம்போல் பேஸ்ட் செய்திடாமல் எடிட் மெனு செல்லுங்கள். விரியும் மெனுவில் Paste Special என்று ஒரு பிரிவு இருக்கும். இதனைக் கிளிக் செய்தால் பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் Microsoft Excel Worksheet Object என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்தால் டெக்ஸ்ட் அநாவசியச் சிக்கல் இன்றி ஒட்டப்படும். ஒட்டப்பட்ட டெக்ஸ்ட் பாக்ஸில் அதனை ரீசைஸ் செய்வதற்கான ஹேண்டில்களும் காணப்படும். இதனைப் பயன்படுத்தி டெக்ஸ்ட்டை உங்களுக்குத் தேவையான வகையில் மாற்றி அமைத்து ஒட்டி வைக்கலாம்.
எக்ஸெல் தொடக்க நிலை டிப்ஸ்
1. எக்ஸெல் – சார்ட்: எக்ஸெல் தொகுப்பில்
நாம் தரப்படும் டேட்டாவின் அடிப்படையில் எப்படி சார்ட் எனப்படும் ஒரு
சிறிய படம் உருவாக்கலாம்? இதற்கு நமக்கு உதவுவது Chart Wizard என்னும் வசதிதான். இதன் மூலம் நாம் உருவாக்கும் சார்ட்டினை அதே ஒர்க் ஷீட் அல்லது வேறு ஒர்க் ஷீட்களில் பயன்படுத்தலாம். ஒரு புதிய சார்ட் உருவாக்கக் கீழ்க்காணும்படி செயல்படவும். முதலில் எந்த டேட்டாக்களுக்கான சார்ட் தேவையோ அவை உள்ள செல்களை தேர்ந்தெடுக்கவும். எடுத்துக் காட்டாக வகுப்பில் உள்ள மாணவர்களின் பெயர்கள் உள்ள ஒரு வரிசை அடுத்து மூன்று வெவ்வேறு
பாடங்களின் தலைப்பு மற்றும் அவற்றில் அவர்கள் எடுத்துள்ள மதிப்பெண்கள்
என இருக் கலாம். இவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு பின் Chart Wizard மீது கிளிக் செய்திடவும். இந்த பட்டன் Standard Toolbarஇல் இருக்கும். இதில் கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில் சார்ட் டைப் மற்றும் அதில் ஒரு வகையினைத் (chart type, chart subtype) தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து “Next” பட்டனைத் தட்டினால் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்துள்ள வகைப்படி மாடல் சார்ட் ஒன்று காட்டப்படும். இதில் மாற்றங்கள் வேண்டும் என்றால் மீண்டும் வகைக்குச் செல்லலாம்.
நாம் தரப்படும் டேட்டாவின் அடிப்படையில் எப்படி சார்ட் எனப்படும் ஒரு
சிறிய படம் உருவாக்கலாம்? இதற்கு நமக்கு உதவுவது Chart Wizard என்னும் வசதிதான். இதன் மூலம் நாம் உருவாக்கும் சார்ட்டினை அதே ஒர்க் ஷீட் அல்லது வேறு ஒர்க் ஷீட்களில் பயன்படுத்தலாம். ஒரு புதிய சார்ட் உருவாக்கக் கீழ்க்காணும்படி செயல்படவும். முதலில் எந்த டேட்டாக்களுக்கான சார்ட் தேவையோ அவை உள்ள செல்களை தேர்ந்தெடுக்கவும். எடுத்துக் காட்டாக வகுப்பில் உள்ள மாணவர்களின் பெயர்கள் உள்ள ஒரு வரிசை அடுத்து மூன்று வெவ்வேறு
பாடங்களின் தலைப்பு மற்றும் அவற்றில் அவர்கள் எடுத்துள்ள மதிப்பெண்கள்
என இருக் கலாம். இவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு பின் Chart Wizard மீது கிளிக் செய்திடவும். இந்த பட்டன் Standard Toolbarஇல் இருக்கும். இதில் கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில் சார்ட் டைப் மற்றும் அதில் ஒரு வகையினைத் (chart type, chart subtype) தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து “Next” பட்டனைத் தட்டினால் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்துள்ள வகைப்படி மாடல் சார்ட் ஒன்று காட்டப்படும். இதில் மாற்றங்கள் வேண்டும் என்றால் மீண்டும் வகைக்குச் செல்லலாம்.
காட்டப்படும் வகை உங்களுக்குப் பிடித்திருந்தால் டேட்டா ரேஞ்ச் சரிய
எனப்பார்க்கவும். சரியாக இருப்பின் அடுத்த நிலைக்குச் செல்லவும்.
டேட்டாக்கள் நெட்டு வரிசையிலா அல்லது படுக்கை வரிசையிலா என்பதையும் முடிவு செய்திடலாம். மீண்டும்“Next” பட்டன் தட்டவும். சார்ட் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் சார்ட் தலைப்பு, எக்ஸ் ஆக்சிஸ் மற்றும் ஒய் ஆக்சிஸ் தலைப்பு, மேலாக தலைப்பு, டேட்டாக்களுக்கான லேபிள் போன்றவற்றைத் தரவும். பின்
மீண்டும் “Next” பட்டன் தட்டவும். அடுத்து டயலாக் பாக்ஸில் சார்ட் எங்கு அமைக்கப்பட வேண்டும் என்பதனை நிர்ணயம் செய்திடவும். சார்ட்டினை ஒர்க் புக்கின் எந்த ஒர்க் ஷீட்டிலும் அமைக்கலாம். தொடக்கத்தில் ஏற்கனவே எக்ஸெல் செட் செய்தபடி எந்த ஒர்க் ஷீட்டில் டேட்டாக்களை எடுத்து அமைக்கிறீர்களோ அந்த ஒர்க் ஷீட்டிலேயே அமையும். இவற்றை அமைத்து விட்டு சார்ட் லொகேஷன் டயலாக் பாக்ஸில் “Finish” பட்டனைத் தட்டவும். உடன் சார்ட் ரெடியாகி உங்களுக்குக் கிடைக்கும். மீண்டும் இதில் மேலே சொன்ன வகையில் சென்று இடம் மாற்றுவது உட்பட எந்த மாற்றங்களையும் மேற்கொள்ளலாம்.
எனப்பார்க்கவும். சரியாக இருப்பின் அடுத்த நிலைக்குச் செல்லவும்.
டேட்டாக்கள் நெட்டு வரிசையிலா அல்லது படுக்கை வரிசையிலா என்பதையும் முடிவு செய்திடலாம். மீண்டும்“Next” பட்டன் தட்டவும். சார்ட் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் சார்ட் தலைப்பு, எக்ஸ் ஆக்சிஸ் மற்றும் ஒய் ஆக்சிஸ் தலைப்பு, மேலாக தலைப்பு, டேட்டாக்களுக்கான லேபிள் போன்றவற்றைத் தரவும். பின்
மீண்டும் “Next” பட்டன் தட்டவும். அடுத்து டயலாக் பாக்ஸில் சார்ட் எங்கு அமைக்கப்பட வேண்டும் என்பதனை நிர்ணயம் செய்திடவும். சார்ட்டினை ஒர்க் புக்கின் எந்த ஒர்க் ஷீட்டிலும் அமைக்கலாம். தொடக்கத்தில் ஏற்கனவே எக்ஸெல் செட் செய்தபடி எந்த ஒர்க் ஷீட்டில் டேட்டாக்களை எடுத்து அமைக்கிறீர்களோ அந்த ஒர்க் ஷீட்டிலேயே அமையும். இவற்றை அமைத்து விட்டு சார்ட் லொகேஷன் டயலாக் பாக்ஸில் “Finish” பட்டனைத் தட்டவும். உடன் சார்ட் ரெடியாகி உங்களுக்குக் கிடைக்கும். மீண்டும் இதில் மேலே சொன்ன வகையில் சென்று இடம் மாற்றுவது உட்பட எந்த மாற்றங்களையும் மேற்கொள்ளலாம்.
2. எக்ஸெல் ரோமன் இலக்கங்கள்: எண்களுக்கு ரோமன்
இலக்கங்களை எக்ஸெல் தொகுப்பில் உருவாக்க முடியுமா? வழக்கமாக நாம் பயன்படுத்தும் 1,2,3 என்ற இலக்கங்களுக்கு இணையான ரோமன் இலக்கங்களை (I,II,III) எக்ஸெல் நாம் செட் செய்திடும்
செல்களில் வழங்கும். இதற்கான வழிமுறைகளை இங்கு காணலாம். இதற்கு ஒரு கணக்கியல் பார்முலா ஒன்று அமைக்க வேண்டும். அதன் வடிவமைப்பு (Roman(number, type) என இருக்க வேண்டும். இங்கு number என்பது நாம் மாற்ற விரும்பும் எண். type என்பது நாம் விருப்பப்படும் வகையினை அமைக்க தரப்படுகிறது. இதனை இன்னும் சற்று விரிவாகப் பார்ப்போம். முதலில் எக்ஸெல் ஒர்க் புக் ஒன்றினை திறந்து கொள்ளுங்கள். அடுத்து செல் A1முதல் A1 5 வரை ஏதேனும் எண்களை வரிசையாக அமைத்திடுங்கள். இந்த எடுத்துக் காட்டில் நாம் 15 எண்களுக்கு ரோமன் இலக்கங்களைப் பெற முயற்சிக்கிறோம். அடுத்து B வரிசையில் B 1 முதல் B 15 வரை தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். பின் பார்முலா பாரில் =ROMAN(A1) என அமைக்கவும். அடுத்து கண்ட்ரோல் + என்டர் (“Control+Enter”)தட்டவும். நீங்கள் கொடுத்த எண்களுக்கான ரோமன் இலக்கங்கள் கிடைத்திருக்கும். இதில் ஓர் எச்சரிக்கையும் உண்டு. நெகடிவ் எண்கள் (–15) இங்கு தரக்கூடாது. எண்கள் 3,999 ஐத் தாண்டக் கூடாது.
எக்ஸெல் இடையே காலி இடம்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் சிலர் வரிசையாக அனைத்து படுக்கை
வரிசைகளில் உள்ள செல்களில் டேட்டாவினை நிரப்ப மாட்டார்கள். ஒன்று
விட்டு ஒன்று நிரப்புவார்கள். இடையே உள்ள காலி செல்களில் பின்னர்
ஏதேனும் கணக்கிட்டு டேட்டாவினை நிரப்புவார்கள். இது நாமாக
நிரப்புகையில் சரியாக இருக்கும். எக்ஸெல் தொகுப்பே டேட்டாவை
நிரப்புவதாக இருந்தால் முடியாதே? அப்போது என்ன செய்யலாம் என்று
பார்ப்போமா? எடுத்துக் காட்டாக பில் ஹேண்டில் என்ற ஒன்று அனைவருக்கும்
தெரிந்திருக்கும். ஏதேனும் டேட்டாவை அப்படியே கீழ் உள்ள அனைத்து
செல்களிலும் காப்பி செய்திட வேண்டி இருந்தாலும் அல்லது அடுத்தடுத்து
சீரியல் வரிசையில் 1,2,3,4 என நிரப்ப வேண்டி இருந்தாலும் இந்த பில்
ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் நாம் நிரப்ப வேண்டிய செல்களில்
ஹேண்டிலைப் பிடித்து இழுத்தாலே டேட்டா வரிசையாக நாம் தேர்ந்தெடுத்தபடி
நிரப்பப்படும். இதில் ஒரு வரிசை விட்டு ஒரு வரிசை நிரப்ப வேண்டும்
என்றால் என்ன செய்யலாம்? இதற்கு முதலிலேயே ஒரு சிறிய அட்ஜஸ்ட்மென்ட் செய்திட வேண்டும். பொதுவாக பில் இன் செய்வதற்கு முதலில் டேட்டா உள்ள செல்லை தேர்ந்தெடுக்கிறோம். பின் பில் ஹேண்டில் (செல் செலக்ஷன் அவுட்லைனில் வலது மூலையில் உள்ள சிறிய கருப்பு கட்டம்) பற்றி இழுக்கிறோம். ஒன்று விட்டு ஒன்று நிரப்ப டேட்டா செல் மற்றும் அதன் கீழே இருக்கும்செல்லினையும் சேர்த்து ஹை லைட் செய்து பின் பில் ஹேண்டிலை இழுங்கள். கீழே காலியாக உள்ள செல்லினையும் தேர்ந்தெடுத்ததால் டேட்டா ஒன்றிலும் அடுத்தது காலியாகவும் தொடர்ந்து நிரப்பப்படும். ஒரு சின்ன வேலை செய்வதனால் எவ்வளவு தலைவலி, கூடுதல் வேலை மிச்சமாகிறது.
வரிசைகளில் உள்ள செல்களில் டேட்டாவினை நிரப்ப மாட்டார்கள். ஒன்று
விட்டு ஒன்று நிரப்புவார்கள். இடையே உள்ள காலி செல்களில் பின்னர்
ஏதேனும் கணக்கிட்டு டேட்டாவினை நிரப்புவார்கள். இது நாமாக
நிரப்புகையில் சரியாக இருக்கும். எக்ஸெல் தொகுப்பே டேட்டாவை
நிரப்புவதாக இருந்தால் முடியாதே? அப்போது என்ன செய்யலாம் என்று
பார்ப்போமா? எடுத்துக் காட்டாக பில் ஹேண்டில் என்ற ஒன்று அனைவருக்கும்
தெரிந்திருக்கும். ஏதேனும் டேட்டாவை அப்படியே கீழ் உள்ள அனைத்து
செல்களிலும் காப்பி செய்திட வேண்டி இருந்தாலும் அல்லது அடுத்தடுத்து
சீரியல் வரிசையில் 1,2,3,4 என நிரப்ப வேண்டி இருந்தாலும் இந்த பில்
ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் நாம் நிரப்ப வேண்டிய செல்களில்
ஹேண்டிலைப் பிடித்து இழுத்தாலே டேட்டா வரிசையாக நாம் தேர்ந்தெடுத்தபடி
நிரப்பப்படும். இதில் ஒரு வரிசை விட்டு ஒரு வரிசை நிரப்ப வேண்டும்
என்றால் என்ன செய்யலாம்? இதற்கு முதலிலேயே ஒரு சிறிய அட்ஜஸ்ட்மென்ட் செய்திட வேண்டும். பொதுவாக பில் இன் செய்வதற்கு முதலில் டேட்டா உள்ள செல்லை தேர்ந்தெடுக்கிறோம். பின் பில் ஹேண்டில் (செல் செலக்ஷன் அவுட்லைனில் வலது மூலையில் உள்ள சிறிய கருப்பு கட்டம்) பற்றி இழுக்கிறோம். ஒன்று விட்டு ஒன்று நிரப்ப டேட்டா செல் மற்றும் அதன் கீழே இருக்கும்செல்லினையும் சேர்த்து ஹை லைட் செய்து பின் பில் ஹேண்டிலை இழுங்கள். கீழே காலியாக உள்ள செல்லினையும் தேர்ந்தெடுத்ததால் டேட்டா ஒன்றிலும் அடுத்தது காலியாகவும் தொடர்ந்து நிரப்பப்படும். ஒரு சின்ன வேலை செய்வதனால் எவ்வளவு தலைவலி, கூடுதல் வேலை மிச்சமாகிறது.
பிட்ஸ் : எக்ஸெல்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் செல் அகலம்
கொஞ்சம் யோசித்துப் பாருங்கள்! எத்தனை முறை எக்ஸெல்
ஒர்க்ஷீட்டில் செல் ஒன்றின் அகலத்தை அடுத்தடுத்து பல
முறை மாற்றி அமைத்துள் ளீர்கள். அனைத்தும் ஒன்றாக
அல்லது ஏதேனும் ஒரு ஒழுங்கைப் பின்பற்ற வேண்டும் எனத்
திட்டமிட்டு மாற்றி இருக்கிறீர்கள். இதற்கு எந்த எந்த
மெனுக்கள் எல்லாம் சென்றிருக்கிறீர்கள்.
Format menu, Column submenu, Width choiceஎனப் பல முறை கிளிக் அடித்திருப்பீர்கள்.
ஒர்க்ஷீட்டில் செல் ஒன்றின் அகலத்தை அடுத்தடுத்து பல
முறை மாற்றி அமைத்துள் ளீர்கள். அனைத்தும் ஒன்றாக
அல்லது ஏதேனும் ஒரு ஒழுங்கைப் பின்பற்ற வேண்டும் எனத்
திட்டமிட்டு மாற்றி இருக்கிறீர்கள். இதற்கு எந்த எந்த
மெனுக்கள் எல்லாம் சென்றிருக்கிறீர்கள்.
Format menu, Column submenu, Width choiceஎனப் பல முறை கிளிக் அடித்திருப்பீர்கள்.
இருப்பினும் நீங்கள் விரும்பியபடி செல் அகலம்
அமைந்ததா? ஏதேனும் ஒரு நேரத்தில் சரி இப்படியே
இருக்கட்டும் என விட்டுவிட்டீர்கள், இல்லையா? இதற்குப்
பதிலாக செல் ஒன்றின் அகலத்தை காபி செய்து அப்படியே
அடுத்த அடுத்த செல்களுக்கு அதனை காப்பி செய்திருக்கலாமே!
இதற்கு முதலில் செல் ஒன்றை செலக்ட் செய்திடுங்கள்.
இதில் நீங்கள் விரும்பும் அகலத்தில் உள்ள செல்லினைத்
தேர்ந்தெடுங்கள். இந்த செல்லை காப்பி பட்டன் அழுத்தி
அல்லது Ctrl + C, / Edit அழுத்தி
காப்பி செய்திடுங்கள். அல்லது
Edit மெனு சென்று
Copy என்பதை தேர்ந்தெடுத்தும்
செய்திடலாம். இனி புதிய அகலம் தேவைப்படும் செல் ஒன்றைத்
தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் எடிட் மெனு சென்று
Paste Special என்ற ஆப்ஷனைத்
தேர்ந்தெடுக்கவும். Paste
Special விண்டோவில் இந்த வேலைக்காகவே
Column Width என்ற ஆப்ஷன்
கிடைக்கும். இதனை செலக்ட் செய்து ஓகே பட்டன் கிளிக்
செய்தால் இனி இந்த செல் அதே அகலத்தில் இருக்கும்.
டேட்டா எதுவும் காப்பி செய்திடாமல் செல்லின் அகலம்
காப்பி ஆகிவிட்டதே.
அமைந்ததா? ஏதேனும் ஒரு நேரத்தில் சரி இப்படியே
இருக்கட்டும் என விட்டுவிட்டீர்கள், இல்லையா? இதற்குப்
பதிலாக செல் ஒன்றின் அகலத்தை காபி செய்து அப்படியே
அடுத்த அடுத்த செல்களுக்கு அதனை காப்பி செய்திருக்கலாமே!
இதற்கு முதலில் செல் ஒன்றை செலக்ட் செய்திடுங்கள்.
இதில் நீங்கள் விரும்பும் அகலத்தில் உள்ள செல்லினைத்
தேர்ந்தெடுங்கள். இந்த செல்லை காப்பி பட்டன் அழுத்தி
அல்லது Ctrl + C, / Edit அழுத்தி
காப்பி செய்திடுங்கள். அல்லது
Edit மெனு சென்று
Copy என்பதை தேர்ந்தெடுத்தும்
செய்திடலாம். இனி புதிய அகலம் தேவைப்படும் செல் ஒன்றைத்
தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் எடிட் மெனு சென்று
Paste Special என்ற ஆப்ஷனைத்
தேர்ந்தெடுக்கவும். Paste
Special விண்டோவில் இந்த வேலைக்காகவே
Column Width என்ற ஆப்ஷன்
கிடைக்கும். இதனை செலக்ட் செய்து ஓகே பட்டன் கிளிக்
செய்தால் இனி இந்த செல் அதே அகலத்தில் இருக்கும்.
டேட்டா எதுவும் காப்பி செய்திடாமல் செல்லின் அகலம்
காப்பி ஆகிவிட்டதே.
* எக்ஸெல்லில் கொடுக்கப்பட்டுள்ள பார்முலாவில் கமெண்ட்
அமைத்திட பார்முலா முடிவில் +அடையாளம் ஒன்றை
ஏற்படுத்தவும். அடுத்து N என்று டைப் செய்து பின்
அடைப்புக் குறிக்குள் தேவைப்படும் செய்தியை டைப்
செய்திடவும். எடுத்துக் காட்டாக பார்முலாவும் கமெண்ட்
கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது. =CurrentAssets
/ CurrentLiabilities+ N(“The formula returns Current
Ratio”)
* எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஒர்க் ஷீட் தயாரிக்கையில் ஏதேனும்
ஒரு ஆண்டினை அதன் தலைப்பாகத் தர விரும்புகிறீர்களா?
அப்படியானால் எக்ஸெல் இந்த எண்ணை எண்ணாகக் கருதாமல்
சொல்லாகக் கருத வேண்டும். இல்லையா? இதற்கான வழி இதோ:
எண்ணுக்கு முன்னால் அபாஸ்ட்ரபி என்னும் அடையாளத்தை
அமைக்கவும். எடுத்துக் காட்டாக ’2008 என அமைத்தால்
2008 எண்ணாகக் கருதப்பட மாட்டாது. ஒன்றை நினைவில்
கொள்ள வேண்டும். இந்த அடையாளம் செல்லில் தெரியாது.
* எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் ஹெடர் அல்லது புட்டரில்
பைலுக்கான பாத் இணைந்து அமைத்திடலாம். இதற்கு
File மெனுவில்
Page Setup தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் Header/Footerஎன்ற டேபில் கிளிக் செய்திடவும். இதில்
Custom Footer என்பதைத்
தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் இடது பக்க பிரிவைத்
தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் ஐகானை செலக்ட் செய்திடவும்.
பின் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோவை மூடவும். இனி பைலுடன்
அந்த பைல் உள்ள டைரக்டரி காட்டும் வரி இணைக்கப்படும்.
அனைத்தும் மாறும்: எக்ஸெல் ஒர்க்புக் ஒன்றில்
டேட்டாக்களை அமைத்துக் கொண்டிருக்கிறீர்கள். அதில்
மாற்றங்கள் அல்லது புதிய டேட்டா அமைக்கையில் அனைத்து
ஷீட்களிலும் அல்லது குறிப்பிட்ட ஷீட்களில் அவை அப்படியே
அமைக்கப்பட வேண்டும் என விரும்புகிறீர்கள். எடுத்துக்
காட்டாக பலவகையான தகவல்கள் இருந்தாலும் டிஸ்கவுண்ட்
சதவிகிதம் ஒன்றினை ஒரு குறிப்பிட்ட எண் செல்லில்
போட்டிருக்கலாம். இது அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களிலும்
இருக்க வேண்டும் என விரும்பினால் ஒவ்வொரு ஷீட்டாகத்
தேடித்தேடி டைப் செய்திட வேண்டாம். ஒரு ஷீட்டில்
செய்தாலே மற்றவற்றிலும் அது அமைக்கப்படும்.
இதற்கான வழி: எந்த ஷீட்டில் தகவலை
அமைக்கப்போகிறீர்களோ அதனைத் திறந்து கர்சரை அங்கு
நிறுத்துங்கள். பின் ஷிப்டை அழுத்திக் கொண்டு ஒவ்வொரு
ஷீட்டாகத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
* மாற வேண்டிய ஷீட்கள் அடுத்தடுத்து இல்லாமல் இருந்தால்
கண்ட்ரோல் அழுத்தி ஷீட்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இனி
டேட்டா டைப் செய்திடவும். தேவையான செல்களில் டேட்டா
அமைத்தபின் மவுஸைக் கிளிக் செய்திடவும். நீங்கள்
முதலில் ஷீட்களைத் தேர்ந்தெடுக்கையில் கீழாக உள்ள
பட்டன்கள் ஹைலைட் ஆகியிருக்கும். இப்போது டேட்டா
அமைத்து கிளிக் செய்தவுடன் ஹைலைட் மறைந்திருக்கும்.
அந்த ஷீட்களில் சென்று பார்த்தால் புதியதாக
அமைக்கப்பட்ட தகவல்கள் அங்கும் அதே செல்களில் பதிவாகி
இருப்பதைப் பார்க்கலாம். அந்த செல்களை இணைத்து மற்ற
செல்களில் ஏதேனும் பார்முலாக்கள் அமைத்திருந்தால்
டேட்டாவுக்கேற்றபடி பார்முலாக்கள்
இயக்கப்பட்டிருப்பதனையும் காணலாம்.
A . தொடங்கியாச்சு தொந்தரவு
இணையத்திற்கான பிரவுசர் என்றாலே அதில் எழுபத்தேழு
ஓட்டைகள் இருக்கும்; அதன் வழியே வைரஸ் கர்த்தாக்கள்
எளிதாக வைரஸ்களை அனுப்ப முடியும் என்பது இன்றைய
விதியாக மாறிவிட்ட நிலையில், புதிதாய் முளைத்த கூகுள்
நிறுவன பிரவுசர் குரோம் தப்ப முடியுமா?
தன் பிரவுசர் குரோம் வந்த பின் மூன்று நாட்கள்
அமைதியாய் இருந்த கூகுள் நான்காம் நாள் அதன் பிரவுசரில்
இரண்டு இடங்களில் மிகவும் மோசமான இடம் இருந்ததாகவும்
அதனைச் சரி செய்தாயிற்று எனவும் அறிவித்தது. இந்த
பிரச்சினை பபர் ஓவர் ரன் சம்பந்தப் பட்டதாகும். இதனால்
பிரவுசரின் புரோகிராமினை மற்றவர்கள் நுழைய
வாய்ப்பிருந்தது.
இணையத்திற்கான பிரவுசர் என்றாலே அதில் எழுபத்தேழு
ஓட்டைகள் இருக்கும்; அதன் வழியே வைரஸ் கர்த்தாக்கள்
எளிதாக வைரஸ்களை அனுப்ப முடியும் என்பது இன்றைய
விதியாக மாறிவிட்ட நிலையில், புதிதாய் முளைத்த கூகுள்
நிறுவன பிரவுசர் குரோம் தப்ப முடியுமா?
தன் பிரவுசர் குரோம் வந்த பின் மூன்று நாட்கள்
அமைதியாய் இருந்த கூகுள் நான்காம் நாள் அதன் பிரவுசரில்
இரண்டு இடங்களில் மிகவும் மோசமான இடம் இருந்ததாகவும்
அதனைச் சரி செய்தாயிற்று எனவும் அறிவித்தது. இந்த
பிரச்சினை பபர் ஓவர் ரன் சம்பந்தப் பட்டதாகும். இதனால்
பிரவுசரின் புரோகிராமினை மற்றவர்கள் நுழைய
வாய்ப்பிருந்தது.
இதனை கூகுள் தற்போது சரி செய்துள்ளது. இத்துடன்
இன்னும் இரண்டு பிரச்னைகளையும் சத்தம் போடாமல் சரி
செய்துள்ளது கூகுள். முதல் பிரச்சினையில் யாராவது
பிரவுசரின் அட்ரஸ் பாரில்
“about:%” என டைப் செய்தால்
கம்ப்யூட்டரே கிராஷ் ஆகுமாம். ஏதேனும் ஒரு வெப்
பக்கத்தில் இந்த டெக்ஸ்ட் ஹைப்பர் லிங்க்காக இருந்து
அதில் பிரவுஸ் செய்பவர் அதன் மீது தன் மவுஸினைக் கொண்டு
சென்றால் கம்ப்யூட்டர் கிராஷ் ஆகும் வாய்ப்பு இருந்தது.
அடுத்தது டெஸ்க்டாப்பினை டவுண்லோட் செய்திடும்
புரோகிராம்களின் இருப்பிடமாக அமைக்காதது. மற்ற
பிரச்சினைகள் எல்லாம் சின்ன சின்ன பிரச்னைகள் தான்.
இன்னும் இரண்டு பிரச்னைகளையும் சத்தம் போடாமல் சரி
செய்துள்ளது கூகுள். முதல் பிரச்சினையில் யாராவது
பிரவுசரின் அட்ரஸ் பாரில்
“about:%” என டைப் செய்தால்
கம்ப்யூட்டரே கிராஷ் ஆகுமாம். ஏதேனும் ஒரு வெப்
பக்கத்தில் இந்த டெக்ஸ்ட் ஹைப்பர் லிங்க்காக இருந்து
அதில் பிரவுஸ் செய்பவர் அதன் மீது தன் மவுஸினைக் கொண்டு
சென்றால் கம்ப்யூட்டர் கிராஷ் ஆகும் வாய்ப்பு இருந்தது.
அடுத்தது டெஸ்க்டாப்பினை டவுண்லோட் செய்திடும்
புரோகிராம்களின் இருப்பிடமாக அமைக்காதது. மற்ற
பிரச்சினைகள் எல்லாம் சின்ன சின்ன பிரச்னைகள் தான்.
எக்ஸெல் புதிய டிப்ஸ்கள்
எக்ஸெல் தொகுப்பு பலரின் மூன்றாவது கையாக
இயங்குகிறது. தங்களின் அனைத்து வேலைகளையும் எக்ஸெல்
தொகுப்பிலேயே மேற்கொள்வதாகவும் எனவே அது குறித்த
டிப்ஸ்களைத் தொடர்ந்து வெளியிடுமாறு பல வாசகர்கள்
தினமலர் அலுவலகத்திற்கு தொலை பேசியில் கேட்டுக்
கொண்டுள்ளனர். இங்கு இதுவரை கண்டறியாத பல டிப்ஸ்கள்
வழங்கப் பட்டுள்ளன.
* எக்ஸெல் தேதிகளையும் நேரத்தினையும் எண்களாகத்தான்
கையாள்கிறது. அந்த எண்கள் 1 முதல் 2958465 வரை ஆகும். 1
என்பது ஜனவரி1, 1900 ஐயும் 2958465 டிசம்பர் 31, 9999 ஐயும்
குறிக்கின்றன. ஒரு தேதியின் சீரியல் எண்ணைத் தெரிந்து
கொள்ள வேண்டுமா? தேதியை எக்ஸெல் ஏற்றுக் கொள்கிறபடி
அமைத்துவிட்டு பின் கர்சரை அங்கு கொண்டு சென்று பின் என்ற
Ctrl+‘ கீகளை (இரண்டாவது சொல்
லப்படும் கீ, எண் 1க்கு முன்னால் உள்ள கீ) அழுத்தவும்.
இயங்குகிறது. தங்களின் அனைத்து வேலைகளையும் எக்ஸெல்
தொகுப்பிலேயே மேற்கொள்வதாகவும் எனவே அது குறித்த
டிப்ஸ்களைத் தொடர்ந்து வெளியிடுமாறு பல வாசகர்கள்
தினமலர் அலுவலகத்திற்கு தொலை பேசியில் கேட்டுக்
கொண்டுள்ளனர். இங்கு இதுவரை கண்டறியாத பல டிப்ஸ்கள்
வழங்கப் பட்டுள்ளன.
* எக்ஸெல் தேதிகளையும் நேரத்தினையும் எண்களாகத்தான்
கையாள்கிறது. அந்த எண்கள் 1 முதல் 2958465 வரை ஆகும். 1
என்பது ஜனவரி1, 1900 ஐயும் 2958465 டிசம்பர் 31, 9999 ஐயும்
குறிக்கின்றன. ஒரு தேதியின் சீரியல் எண்ணைத் தெரிந்து
கொள்ள வேண்டுமா? தேதியை எக்ஸெல் ஏற்றுக் கொள்கிறபடி
அமைத்துவிட்டு பின் கர்சரை அங்கு கொண்டு சென்று பின் என்ற
Ctrl+‘ கீகளை (இரண்டாவது சொல்
லப்படும் கீ, எண் 1க்கு முன்னால் உள்ள கீ) அழுத்தவும்.
எந்த மாற்றமும் தெரியவில்லையா? இப்போது கர்சரை வேறு எந்த
செல்லுக்காவது கொண்டு செல்லுங்கள். உடனே தேதியின் சீரியல்
எண் என்னவென்று காட்டப்படும்.
=TODAY() என்ற பார்முலாவினைக் கொடுத்தால்
அன்றைய தேதி செல்லில் கிடைக்கும். பின் இந்த தேதியை அதன்
சீரியல் எண்ணாக மாற்ற Ctrl+‘ கீகளை அழுத்துங்கள்.
* நீங்கள் தேதியை எழுதுகையில் சிறிய கோட்டினைப்
பயன்படுத்தாமல், நாள், மாதம் மற்றும் ஆண்டுக்கு இடையே
புள்ளி வைத்து எழுதுவீர்களா? எக்ஸெல் உங்கள் விருப்பப் படி
புள்ளி வைத்து எழுத கீழ்க்கண்டவாறு செட் செய்திடவும்.
ஸ்டார்ட் பட்டனிலிருந்து Start, Settings, Control Panel, Regional Optionsஎனச் செல்லவும். அங்கு Date என்னும் டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அங்கு
தேதியைப் பிரித்து எழுதும் பாக்ஸில் (Date separator box)ஸ்லாஷ் கோடு (/)
இருக்கும். அதனை எடுத்துவிட்டு புள்ளியை வைக்கவும்.
அதன்பின் Apply கிளிக் செய்து ஓகே அழுத்தி வெளியேறவும்.
* எக்ஸெல் தொகுப்பில் டெக்ஸ்ட் அதிகம் பயன்படுத்துகிறீர்களா?
நீளமாக நான்கு அல்லது ஐந்து சொற்கள் வர வேண்டுமானால் ஒரு
செல்லில் அமைத்துவிடுவீர்கள். ஆனால் பல சொற்களை வெவ்வேறு
செல்களில் அமைத்து இவற்றை பல வகைகளாக வேறு செல்களில்
அமைக்க வேண்டுமானால் என்ன செய்யலாம்? எடுத்துக்
காட்டாக கணக்கு, இயற்பியல், வேதியியல், சாப்பாடு, அவனுக்கு,
அவளுக்கு, கண்ணனுக்கு,பிடிக்கும், பிடிக்காது,
மற்றும் எனப் பல சொற்கøளைக் கொண்டு வெவ்வேறு வாக்கியங்களை
அமைக்கலாம். எக்ஸெல்லில் இவற்றை தனித்தனியாக அமைத்து
தேவைப்படும் செல்களில் தேவைப்படும் டேட்டாக்களை எப்படி
இணைப்பது என்று பார்ப்போம்.
இதற்கு நமக்குக் கை கொடுக்கும் அடையாளம் - சிம்பலாகும். இதனை ஆங்கிலத்தில் Ampersand எனச் சொல்வார்கள். இங்கு
எடுத்துக்காட்டுக்களை ஆங்கிலத்தில் தருகிறேன். A1 செல்லில்F1என டைப் செய்திடவும். A2 செல்லில் Get the Most out of Excel!என டைப் செய்திடவும். A3 செல்லில் The Ultimate Excel Tip Help Guide என டைப் செய்திடவும். அ5 செல்லில் =A1&” “&A2&” “&A3 என பார்முலாவினை
அமைக்கவும். இப்போது செல்லில் முதலில் கூறிய மூன்று
செல்களில் உள்ள சொற்கள் தொடர்ச்சியாக அமைக்கப் படுவதனைப்
பார்க்கலாம். இது போல வெவ்வேறு செல்களில் வெவ்வேறு சொற்களை
அமைத்து தேவைப்படும் செல்களில் இவற்றை இணைக்கலாம்.
* திறந்திருக்கும் அனைத்து ஒர்க்புக்குகளையும் எக்ஸெல் தொகுப்பை மூடாமல் ஒரே ஷாட்டில் மூட Shift கீயை அழுத்திக் கொண்டு பின் File
மெனுவில் Close All பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும்.
* குறிப்பிட்ட செல் அல்லது அந்த செல் உள்ள வரிசையையே
மறைத்திட அதனைத் தேர்ந்தெடுத்த பின்னர் Ctrl+0அழுத்தவும். செல் / செல்கள் மறைந்துவிடும். இவற்றைத் திரும்பப் பெற Ctrl+Shift+0 அழுத்தவும்.
* எண்ட் கீயை அழுத்தி உடனே ஹோம் கீயையும் அழுத்தினால் ஒர்க்
ஷீட்டில் நீங்கள் பயன்படுத்திய ஒர்க் ஷீட்டின் கீழாக வலது
ஓரத்தில் உள்ள மூலைக்குச் செல்வீர்கள்.
* ஒரு படுக்கை வரிசை / வரிசைகளை இடைச் செருக செல் அல்லது
செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்து கண்ட்ரோல் + ப்ளஸ் கீ (+)
அழுத்தவும். இவற்றை நீக்க கண்ட்ரோல் + மைனஸ் கீ (–)
அழுத்தவும்.
* ஒரு பங்ஷன் எழுதி Ctrl+ A கீகளை அழுத்தினால் உடனே பங்ஷன் ஆர்க்யுமென்ட்ஸ் விண்டோ திறக்கப்படும். எடுத்துக் காட்டாக
=SUM என டைப் செய்து Ctrl+ A அழுத்தினால் பங்சன்
ஆர்க்யுமென்ட்ஸ் விண்டோ திறக்கப்படும்.
* காப்பி செய்த பின் பேஸ்ட் செய்திட என்டர் அழுத்தலாம்.
வழக்கம்போல் கண்ட்ரோல் + வி (Ctrl+V)கீகளை பல இடங்களில் பேஸ்ட் செய்திட பயன்படுத்த
வேண்டும்.
* கிரிட்லைன்களை மட்டும் வண்ணம் மாற்றி அமைக்கலாம். இதற்கு
முதலில் Tools மெனுவினைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் Optionsஎன்னும் பிரிவில் கிளிக் செய்திடுக. கிடைக்கும் விண்டோவில் Viewடேப் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் கிடைக்கும் Window optionsபிரிவில்
Gridlines color என்னும் கீழ் விரியும் பாக்ஸில் தேவையான கலரைத் தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
* டேட்டா தேடுவதற்கு கண்ட்ரோல் + எப்; டேட்டா
எக்ஸெல்: எந்த வரிசையில் சார்டிங்
நி யூமெரிக் மதிப்புகள், இலக்க மதிப்புகள், தேதி மற்றும்
நேரம் உட்பட, மைனஸ் மதிப்பு கொண்டவையிலிருந்து தொடங்கி பின்
பாசிடிவ் மதிப்பு குறைவானதிலிருந்து அதிகமானதற்குச்
செல்கிறது. எக்ஸெல் ஒரு செல்லின் பார்மட் பற்றி எல்லாம்
கவலைப்படாமல் அதன் இலக்க மதிப்பு அடிப்படையில் தான்
சார்டிங் செய்கிறது.
டெக்ஸ்ட்: ஆஸ்கி கேரக்டர்களை முதலில் சார்டிங் செய்கிறது.
*, (,), $ போன்றவை முதலில் எடுத்துக் கொள்ளப்படும்.
அதன்பின் எழுத்துக்கள் அகரவரிசைப்படி (இவையும் ஆஸ்கி
கேரக்டர்களின் படி எடுத்துக் கொள்ளப்படும்) முதலில்
கேப்பிடல் எழுத்துக்களும் அதன் பின் சிறிய எழுத்துக்களும்
எடுத்துக் கொள்ளப்படும். இது போல ஆங்கில டெக்ஸ்ட்டில்
சிறிய, பெரிய எழுத்துக்கள் அடிப்படையில் உங்கள்
விருப்பத்திற்கேற்றபடி அமைத்துக் கொள்ள Data மெனு சென்று அங்கு பின்பு Options தேர்ந்தெடுத்து பின்னர் அதில்Case Sensitive என்பதில்´தேவையானதை டிக் செய்திட வேண்டும்.
நேரம் உட்பட, மைனஸ் மதிப்பு கொண்டவையிலிருந்து தொடங்கி பின்
பாசிடிவ் மதிப்பு குறைவானதிலிருந்து அதிகமானதற்குச்
செல்கிறது. எக்ஸெல் ஒரு செல்லின் பார்மட் பற்றி எல்லாம்
கவலைப்படாமல் அதன் இலக்க மதிப்பு அடிப்படையில் தான்
சார்டிங் செய்கிறது.
டெக்ஸ்ட்: ஆஸ்கி கேரக்டர்களை முதலில் சார்டிங் செய்கிறது.
*, (,), $ போன்றவை முதலில் எடுத்துக் கொள்ளப்படும்.
அதன்பின் எழுத்துக்கள் அகரவரிசைப்படி (இவையும் ஆஸ்கி
கேரக்டர்களின் படி எடுத்துக் கொள்ளப்படும்) முதலில்
கேப்பிடல் எழுத்துக்களும் அதன் பின் சிறிய எழுத்துக்களும்
எடுத்துக் கொள்ளப்படும். இது போல ஆங்கில டெக்ஸ்ட்டில்
சிறிய, பெரிய எழுத்துக்கள் அடிப்படையில் உங்கள்
விருப்பத்திற்கேற்றபடி அமைத்துக் கொள்ள Data மெனு சென்று அங்கு பின்பு Options தேர்ந்தெடுத்து பின்னர் அதில்Case Sensitive என்பதில்´தேவையானதை டிக் செய்திட வேண்டும்.
இதே போல் ஏதேனும் ஒரு வேல்யூ அடிப்படையில் பிரித்து
அடுக்கிட கட்டளை கொடுத்தால் எக்ஸெல் முதலில்
எதிர்மறையானவற்றை (FALSE) தேர்ந்தெடுத்து பின்னர் சரியானதை
(TRUE) எடுத்துக் கொள்ளும். சார்டிங்கில் கொடுக்கப்படும் டேட்டாவில் தவறானதாக (Errors) ஏதேனும் இருப்பின் சார்டிங் முடிந்த பின்னர் அவை இறுதியாகத் தரப்படும். காலியாக ஏதேனும் செல்கள் இருந்தால் எந்த வகையான சார்டிங் பணியிலும் அவை இறுதியாகவே எடுத்துக் கொள்ளப்படும்.
அடுக்கிட கட்டளை கொடுத்தால் எக்ஸெல் முதலில்
எதிர்மறையானவற்றை (FALSE) தேர்ந்தெடுத்து பின்னர் சரியானதை
(TRUE) எடுத்துக் கொள்ளும். சார்டிங்கில் கொடுக்கப்படும் டேட்டாவில் தவறானதாக (Errors) ஏதேனும் இருப்பின் சார்டிங் முடிந்த பின்னர் அவை இறுதியாகத் தரப்படும். காலியாக ஏதேனும் செல்கள் இருந்தால் எந்த வகையான சார்டிங் பணியிலும் அவை இறுதியாகவே எடுத்துக் கொள்ளப்படும்.
ஆட்டோ சம் (AutoSum ) :தேர்ந்தெடுக்கப்படும் தகவல்களைத் தானாகக் கணக்கிட்டுச் சொல்லும் வசதி. இதனுடைய ஐகான் ஒரு சிக்மா ஆகும். இதனை கிளிக் செய்தால் கிடைக்கும் மெனுவில் சம், ஆவரேஜ், கவுண்ட் நம்பர்ஸ், மேக்ஸிமம், மினிமம்
(Sum Average, Count Numbers, Minimum, Maximum) மற்றும் சில செயல்பாடுகளுக்கான பிரிவுகள் இருக்கும். இவற்றில் தேவையானதைக் கிளிக் செய்திட முடிவுகள் தெரிய வரும். இந்த ஐகான் மெனு பாரில் கிடைக்கவில்லை என்றால் ஏதேனும் ஒரு டூல்பார் ஒன்றைக் கிளிக் செய்து
Commands டேபினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் கேடகிரி
(Category) என்னும் பிரிவில் AutoSum ஐகானைக் கிளிக் செய்து அப்படியே இழுத்துக் கொண்டு சென்று மெனுபாரில் விடவும்.
(Sum Average, Count Numbers, Minimum, Maximum) மற்றும் சில செயல்பாடுகளுக்கான பிரிவுகள் இருக்கும். இவற்றில் தேவையானதைக் கிளிக் செய்திட முடிவுகள் தெரிய வரும். இந்த ஐகான் மெனு பாரில் கிடைக்கவில்லை என்றால் ஏதேனும் ஒரு டூல்பார் ஒன்றைக் கிளிக் செய்து
Commands டேபினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் கேடகிரி
(Category) என்னும் பிரிவில் AutoSum ஐகானைக் கிளிக் செய்து அப்படியே இழுத்துக் கொண்டு சென்று மெனுபாரில் விடவும்.
குறிப்பு: கணக்குகளை மேற்கொள்கையில் எக்ஸெல்
தேர்ந்தெடுக்கப்படும் செல்களில் உள்ள பார்மட்டிங் சமாச்சாரங்களைக் கணக்கில் எடுத்துக் கொள்ளாமல் அப்படியே எண்களை எடுத்துக் கொள்கிறது. ஒரு எண்ணின் 15 இலக்கங்கள் வரை கணக்கிட எடுத்துக் கொள்ளும்.
தேர்ந்தெடுக்கப்படும் செல்களில் உள்ள பார்மட்டிங் சமாச்சாரங்களைக் கணக்கில் எடுத்துக் கொள்ளாமல் அப்படியே எண்களை எடுத்துக் கொள்கிறது. ஒரு எண்ணின் 15 இலக்கங்கள் வரை கணக்கிட எடுத்துக் கொள்ளும்.
எக்ஸெல் டிப்ஸ்....
எக்ஸெல் தொகுப்பின் சில பங்சன்கள்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் அதன் அமைப் பிலேயே பலபங்சன்கள் அமைக்கப்பட்டு நமக்கு கணக் கிட எளிமைப் படுத்தப் பட்டுள்ளன. அவற்றில் சில பங்சன்கள் அனைவரும் எளிதாகவும் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் பங்சன் களாகும். அவற்றை இங்கு காணலாம்.
அவை : SUM, AVERAGE, MAX, MIN, மற்றும் PRODUCT பங்சன்கள் ஆகும். இவற்றின் செயல்பாடுகளையும் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் அமைக்கும் வழிகளையும் இங்கு காணலாம்.
SUM: : இந்த செயல்பாட்டின் மூலம் எண்களைக் கூட்டலாம். இதற்கான பார்முலாவினை அமைக்கும்போது அவை எண்களாகவோ அல்லது செல்களைக் குறிக்கும் குறியீடு களாகவோ இருக்கலாம். இதற்கான பார்முலா அமைப்பு SUM (numberl,number2, .,.) என இருக்க வேண்டும். இதில் numberl,number2 என்பவை நாம் அமைக்க இருக்கும் எண்கள் அல்லது செல் குறியீடுகள் ஆகும். எடுத்துக் காட்டாக SUM (3, 2) என்பது 5 என்ற விடையைக் கொடுக்கும். இதே போல செல்களில் உள்ள மதிப்புகளைக் கூட்டிக் காண அந்த செல்களின் எண்களைத் தரலாம். எடுத்துக் காட்டாக செல் A டூ முதல் A 30 வரை உள்ள மதிப்புகளைக் கூட்டிப் பெற =SUM (A1:A30) என பார்முலா அமைக்க வேண்டும்.
AVERAGE; இந்த பங்சன் கொடுக்கப்பட்ட மதிப்புகளின் சராசரியினைத் தருகிறது. மேலே குறிப்பிட்டது போல இவை எண்களாகவோ அல்லது செல் குறியீடு மூலம் தரப்படும் மதிப்புகளாகவோ இருக்கலாம். எடுத்துக் காட்டாக AVERAGE (numberI, number2, ...) என்பதில் அடைப்புக் குறிக்குள் தரப்படும் எண்களின் சராசரி மதிப்பினை பார்முலா மூலம் விடையாகப் பெறலாம். எடுத்துக் காட்டாக AVERAGE (3, 2) என்பது 2.5 என்ற விடையைத் தரும். A 1 முதல் A30 வரை உள்ள மதிப்புகளின் சராசரியைப் பெற =AVERAGE(A1:A30) என பார்முலா அமைக்க வேண்டும்.
MAX: இந்த பங்சன் கொடுக்கப்பட்ட எண்களின் அல்லது மதிப்புகளின் அதிக பட்ச மதிப்புடைய எண்ணைத் தருகிறது. எடுத்துக் காட்டாக = MAX(3. 2,45,23) என அமைக்கப் படுகையில் 45 என்ற விடை கிடைக்கும். இதே போல குறைந்த மதிப்பினை அறிய MIN பங்சன் பயன்படுகிறது. =M1N(3, 2,45,23) என்று பார்முலா அமைத்தால் 2 விடையாகக் கிடைக்கும்.
PRODUCT; இந்த பங்சன் மூலம் எண்களை அல்லது மதிப்புகளை பெருக்கிப் பெறலாம். =PRODUCT (13, 2) என்ற பார்முலா 26 என்ற மதிப்பினைக் கொடுக்கும். இந்த பார்முலாவிலும் எண்களுக்குப் பதிலாக செல் குறியீடுகளைத் தரலாம். A1 செல் முதல் A30 வரையிலான செல்களில் உள்ள மதிப்புகளைப் பெருக்கிப் பெற =PRODUCT (A1:A30) என்ற வகையில் பார்முலா அமைத்துப் பெறலாம்.
சார்ட் பார்மட் அப்படியே வேண்டுமா?
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஓர் அருமையான சார்ட் ஒன்றை உருவாக் கிவிட்டீர்கள். உங்களுக்கு அதன் அழகான வடிவம், வண்ணங்கள் அமைப்பு, எழுத்து வகை, அவை அலைன் செய்யப்பட்ட விதம், ஸ்பேஸ் அமைத்தது என அனைத்தும் பிடித்துப் போய்விட்டதா? இதே பார்மட்டிங்கில் உங்கள் மற்ற சார்ட்களும் இருக்க வேண்டும் என நினைக்கிறீர்களா? என்ன செய்கிறீர்கள்? ஒவ்வொரு வகையாக எப்படி உருவாக்கினோம் என்று பார்த்து பார்த்து புதிய சார்ட்டினை மாற்றுகிறீர்களா? தேவையே இல்லை. எளிய சுருக்கு வழி ஒன்றை எக்ஸெல் கொண்டுள்ளது. முதலில் எந்த சார்ட்டின் பார்மட்டிங் உங்களுக்குப் பிடித்துப் போய் விட்டதோ அதனைத் தேர்ந்தெடுங்கள். பின் அதனைக் காப்பி செய்திடுங்கள். இனி அடுத்து எந்த சார்ட்டில் இந்த வடிவ மைப்புகள் எல்லாம் அமைய வேண்டும் என விரும்பு கிறீர்களோ அந்த சார்ட்டைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
இனி Edit மெனு செல்லுங்கள். அதில் , Paste Special என்பதைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் Formats என்ற பிரிவில் டிக் செய் திடுங்கள். அதன்பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளி யேறுங் கள். உங்கள் அபிமான சார்ட் டின் அனைத்து பார்மட் சமாச் சாரங்களும் புதிய சார்ட்டில் அப்படியே பச்சக் என்று ஒட்டிக் கொண் டிருப்ப தனைப் பார்க்கலாம். ஆனால் டேட்டா எல்லாம் அதனதன் சார்ட்டில் அப்படியே தான் இருக்கும்.
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டைச் சுத்தப்படுத்த
பல நாட்களாக நீங்கள் உருவாக்கிப் பயன்படுத்திய எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் ஒன்றைப் பார்க்கிறீர்கள். பலவிதமான எழுத்துருக்கள், பல வகையான எழுத்து அளவுகள், அடிக்கோடுகள், அழுத்தமான சொற்கள் எனப் பல பார்மட்டுகளில் உங்கள் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் காட்சியளிக்கிறது. இது அத்தனையும் நீக்கிவிட்டு புதியமுறையில் அதனை அமைக்க விரும்புகிறீர்கள். அப்ப டியானால் ஒவ்வொரு செல்லாகச் சென்று அத்த னை பார்மட் எபெக்டுகளையும் நீக்க வேண்டுமே! எவ்வளவு நேரம் மற்றும் உழைப்பு தேவைப்படும் என பயப்படுகிறீர்களா? தேவையில்லை! ஒரே ஸ்ட்ரோக்கில் அத்தனையும் நீக்கிவிட்டு உங்கள் ஒர்க் ஷீட் புதியதாக அமைக்கப் படுகையில் எப்படி அமைக்கப்படுமோ அதே போன்று அதனை மாற்றலாம். முதலில் எந்த செல்களில் எல்லாம் பார்மட் அமைப்புகளை மாற்ற வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களோ அதனை எல்லாம் செலக்ட் செய்திடுங்கள். இது பல ஒர்க் ஷீட்களில் கூட இருக்கலாம். இவை எல்லாம் தேர்ந்தெடுத்த பின் எடிட் (Edit) மெனு செல்லுங்கள். அதில் Clear சப் மெனு வாங்குங்கள். பின் அதில் Formats என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் உள்ள அனைத்து பார்மட் சமாச்சாரங்களும் நீக்கப்பட்டு உங்கள் எக்ஸெல் என்ன டிபால்ட் நிலையில் இருக்குமோ அதே போல் தோற்றமளிக்கும். இப்போது நீங்கள் தற்போது விரும்பும் வகையில் அதனை பார்மட் செய்திடலாம்.
எக்ஸெல் செல்களில் உள்ள பார்டர்கள்
ஒரு செல்லில் எந்த பக்கத்திலும் வரையப்படும் கோட்டினை அதன் பார்டர் என்று சொல்கிறோம். இது செல்லைச் சுற்றியும் அல்லது பல செல்களைச் சுற்றியும் இருக்கலாம். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல் அல்லது பல செல்களின் முனைகளிலும் கோடுகளை இணைக் கலாம். இதில் பார்டர்ஸ் என்னும் கட்டளை செல்களில் உள்ள தகவலின் கீழாக கோட்டினை இடாது. ஆனால் இந்த கட்டளை மூலம் செல்களின் ஓரத்தில் பார்டர்களை அமைக்கலாம். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களைச் சுற்றி பார்டர்களை அமைக்கக் கீழ்க்கண்டபடி செயல்படவும். முதலில் எந்த செல்களுக்கு பார்டர்கள் அமைக்க வேண்டுமோ அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் பார்மட்டிங் டூல் பார் செல்லவும். இதில் “ Borders” ஐகானை அடுத்து உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்திடவும். கிடைக்கும் மெனுவில் பார்டர்கள் அமைப் பதற்குத் தேவையான ஆப்ஷனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பின்னர் டயலாக் பாக்ஸில் உள்ள பார்டர் டேப் மீது கிளிக் செய்து அதில் பார்டர் ஆப்ஷன்ஸ், லைன் ஸ்டைல் போன்ற தேவையானவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் டயலாக் பாக்ஸில் ஓகே பட்டனில் என்டர் தட்டி வெளியேறவும்.
இனி நீங்கள் செட் செய்தபடி பார்டர் லைன்கள் செல்களில் அமைக்கப்பட்டிருக்கும். இதே போல் பார்டர் லைன் ஸ்டைலையும் மாற்றலாம். அல்லது செல்களில் ஒவ்வொரு பக்கங்களிலும் மாறுபட்ட பார்டர் லைன்களை அமைக்கலாம். செல்களைச் சுற்றி மாறுபட்ட பார்டர் லைன்களை அமைக்கக் கீழ்க்காணும் வழி முறைகளைப் பின்பற்றவும். அமைக்கப்பட வேண்டிய அல்லது மாற்றப்பட வேண்டிய செல் அல்லது செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். “Format Cells” டயலாக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுத்து அதில் பார்டர் டேப் மீது கிளிக் செய்திடவும். இதில் வேறு வேறு வண்ணங்களில் கோடுகளை அமைத்திட Color என்னும் இடத்தில் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் மெனுவில் தேவையான வண்ணத்தினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் அந்த டயலாக் பாக்ஸில் “OK” கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இனி தேர்ந்தெடுத்த வண்ணங் களில் செல்களில் பார்டர்கள் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.
எக்ஸெல் தொகுப்பில் அதன் அமைப் பிலேயே பலபங்சன்கள் அமைக்கப்பட்டு நமக்கு கணக் கிட எளிமைப் படுத்தப் பட்டுள்ளன. அவற்றில் சில பங்சன்கள் அனைவரும் எளிதாகவும் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் பங்சன் களாகும். அவற்றை இங்கு காணலாம்.
அவை : SUM, AVERAGE, MAX, MIN, மற்றும் PRODUCT பங்சன்கள் ஆகும். இவற்றின் செயல்பாடுகளையும் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் அமைக்கும் வழிகளையும் இங்கு காணலாம்.
SUM: : இந்த செயல்பாட்டின் மூலம் எண்களைக் கூட்டலாம். இதற்கான பார்முலாவினை அமைக்கும்போது அவை எண்களாகவோ அல்லது செல்களைக் குறிக்கும் குறியீடு களாகவோ இருக்கலாம். இதற்கான பார்முலா அமைப்பு SUM (numberl,number2, .,.) என இருக்க வேண்டும். இதில் numberl,number2 என்பவை நாம் அமைக்க இருக்கும் எண்கள் அல்லது செல் குறியீடுகள் ஆகும். எடுத்துக் காட்டாக SUM (3, 2) என்பது 5 என்ற விடையைக் கொடுக்கும். இதே போல செல்களில் உள்ள மதிப்புகளைக் கூட்டிக் காண அந்த செல்களின் எண்களைத் தரலாம். எடுத்துக் காட்டாக செல் A டூ முதல் A 30 வரை உள்ள மதிப்புகளைக் கூட்டிப் பெற =SUM (A1:A30) என பார்முலா அமைக்க வேண்டும்.
AVERAGE; இந்த பங்சன் கொடுக்கப்பட்ட மதிப்புகளின் சராசரியினைத் தருகிறது. மேலே குறிப்பிட்டது போல இவை எண்களாகவோ அல்லது செல் குறியீடு மூலம் தரப்படும் மதிப்புகளாகவோ இருக்கலாம். எடுத்துக் காட்டாக AVERAGE (numberI, number2, ...) என்பதில் அடைப்புக் குறிக்குள் தரப்படும் எண்களின் சராசரி மதிப்பினை பார்முலா மூலம் விடையாகப் பெறலாம். எடுத்துக் காட்டாக AVERAGE (3, 2) என்பது 2.5 என்ற விடையைத் தரும். A 1 முதல் A30 வரை உள்ள மதிப்புகளின் சராசரியைப் பெற =AVERAGE(A1:A30) என பார்முலா அமைக்க வேண்டும்.
MAX: இந்த பங்சன் கொடுக்கப்பட்ட எண்களின் அல்லது மதிப்புகளின் அதிக பட்ச மதிப்புடைய எண்ணைத் தருகிறது. எடுத்துக் காட்டாக = MAX(3. 2,45,23) என அமைக்கப் படுகையில் 45 என்ற விடை கிடைக்கும். இதே போல குறைந்த மதிப்பினை அறிய MIN பங்சன் பயன்படுகிறது. =M1N(3, 2,45,23) என்று பார்முலா அமைத்தால் 2 விடையாகக் கிடைக்கும்.
PRODUCT; இந்த பங்சன் மூலம் எண்களை அல்லது மதிப்புகளை பெருக்கிப் பெறலாம். =PRODUCT (13, 2) என்ற பார்முலா 26 என்ற மதிப்பினைக் கொடுக்கும். இந்த பார்முலாவிலும் எண்களுக்குப் பதிலாக செல் குறியீடுகளைத் தரலாம். A1 செல் முதல் A30 வரையிலான செல்களில் உள்ள மதிப்புகளைப் பெருக்கிப் பெற =PRODUCT (A1:A30) என்ற வகையில் பார்முலா அமைத்துப் பெறலாம்.
சார்ட் பார்மட் அப்படியே வேண்டுமா?
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஓர் அருமையான சார்ட் ஒன்றை உருவாக் கிவிட்டீர்கள். உங்களுக்கு அதன் அழகான வடிவம், வண்ணங்கள் அமைப்பு, எழுத்து வகை, அவை அலைன் செய்யப்பட்ட விதம், ஸ்பேஸ் அமைத்தது என அனைத்தும் பிடித்துப் போய்விட்டதா? இதே பார்மட்டிங்கில் உங்கள் மற்ற சார்ட்களும் இருக்க வேண்டும் என நினைக்கிறீர்களா? என்ன செய்கிறீர்கள்? ஒவ்வொரு வகையாக எப்படி உருவாக்கினோம் என்று பார்த்து பார்த்து புதிய சார்ட்டினை மாற்றுகிறீர்களா? தேவையே இல்லை. எளிய சுருக்கு வழி ஒன்றை எக்ஸெல் கொண்டுள்ளது. முதலில் எந்த சார்ட்டின் பார்மட்டிங் உங்களுக்குப் பிடித்துப் போய் விட்டதோ அதனைத் தேர்ந்தெடுங்கள். பின் அதனைக் காப்பி செய்திடுங்கள். இனி அடுத்து எந்த சார்ட்டில் இந்த வடிவ மைப்புகள் எல்லாம் அமைய வேண்டும் என விரும்பு கிறீர்களோ அந்த சார்ட்டைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
இனி Edit மெனு செல்லுங்கள். அதில் , Paste Special என்பதைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் Formats என்ற பிரிவில் டிக் செய் திடுங்கள். அதன்பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளி யேறுங் கள். உங்கள் அபிமான சார்ட் டின் அனைத்து பார்மட் சமாச் சாரங்களும் புதிய சார்ட்டில் அப்படியே பச்சக் என்று ஒட்டிக் கொண் டிருப்ப தனைப் பார்க்கலாம். ஆனால் டேட்டா எல்லாம் அதனதன் சார்ட்டில் அப்படியே தான் இருக்கும்.
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டைச் சுத்தப்படுத்த
பல நாட்களாக நீங்கள் உருவாக்கிப் பயன்படுத்திய எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் ஒன்றைப் பார்க்கிறீர்கள். பலவிதமான எழுத்துருக்கள், பல வகையான எழுத்து அளவுகள், அடிக்கோடுகள், அழுத்தமான சொற்கள் எனப் பல பார்மட்டுகளில் உங்கள் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் காட்சியளிக்கிறது. இது அத்தனையும் நீக்கிவிட்டு புதியமுறையில் அதனை அமைக்க விரும்புகிறீர்கள். அப்ப டியானால் ஒவ்வொரு செல்லாகச் சென்று அத்த னை பார்மட் எபெக்டுகளையும் நீக்க வேண்டுமே! எவ்வளவு நேரம் மற்றும் உழைப்பு தேவைப்படும் என பயப்படுகிறீர்களா? தேவையில்லை! ஒரே ஸ்ட்ரோக்கில் அத்தனையும் நீக்கிவிட்டு உங்கள் ஒர்க் ஷீட் புதியதாக அமைக்கப் படுகையில் எப்படி அமைக்கப்படுமோ அதே போன்று அதனை மாற்றலாம். முதலில் எந்த செல்களில் எல்லாம் பார்மட் அமைப்புகளை மாற்ற வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களோ அதனை எல்லாம் செலக்ட் செய்திடுங்கள். இது பல ஒர்க் ஷீட்களில் கூட இருக்கலாம். இவை எல்லாம் தேர்ந்தெடுத்த பின் எடிட் (Edit) மெனு செல்லுங்கள். அதில் Clear சப் மெனு வாங்குங்கள். பின் அதில் Formats என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் உள்ள அனைத்து பார்மட் சமாச்சாரங்களும் நீக்கப்பட்டு உங்கள் எக்ஸெல் என்ன டிபால்ட் நிலையில் இருக்குமோ அதே போல் தோற்றமளிக்கும். இப்போது நீங்கள் தற்போது விரும்பும் வகையில் அதனை பார்மட் செய்திடலாம்.
எக்ஸெல் செல்களில் உள்ள பார்டர்கள்
ஒரு செல்லில் எந்த பக்கத்திலும் வரையப்படும் கோட்டினை அதன் பார்டர் என்று சொல்கிறோம். இது செல்லைச் சுற்றியும் அல்லது பல செல்களைச் சுற்றியும் இருக்கலாம். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல் அல்லது பல செல்களின் முனைகளிலும் கோடுகளை இணைக் கலாம். இதில் பார்டர்ஸ் என்னும் கட்டளை செல்களில் உள்ள தகவலின் கீழாக கோட்டினை இடாது. ஆனால் இந்த கட்டளை மூலம் செல்களின் ஓரத்தில் பார்டர்களை அமைக்கலாம். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களைச் சுற்றி பார்டர்களை அமைக்கக் கீழ்க்கண்டபடி செயல்படவும். முதலில் எந்த செல்களுக்கு பார்டர்கள் அமைக்க வேண்டுமோ அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் பார்மட்டிங் டூல் பார் செல்லவும். இதில் “ Borders” ஐகானை அடுத்து உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்திடவும். கிடைக்கும் மெனுவில் பார்டர்கள் அமைப் பதற்குத் தேவையான ஆப்ஷனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பின்னர் டயலாக் பாக்ஸில் உள்ள பார்டர் டேப் மீது கிளிக் செய்து அதில் பார்டர் ஆப்ஷன்ஸ், லைன் ஸ்டைல் போன்ற தேவையானவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் டயலாக் பாக்ஸில் ஓகே பட்டனில் என்டர் தட்டி வெளியேறவும்.
இனி நீங்கள் செட் செய்தபடி பார்டர் லைன்கள் செல்களில் அமைக்கப்பட்டிருக்கும். இதே போல் பார்டர் லைன் ஸ்டைலையும் மாற்றலாம். அல்லது செல்களில் ஒவ்வொரு பக்கங்களிலும் மாறுபட்ட பார்டர் லைன்களை அமைக்கலாம். செல்களைச் சுற்றி மாறுபட்ட பார்டர் லைன்களை அமைக்கக் கீழ்க்காணும் வழி முறைகளைப் பின்பற்றவும். அமைக்கப்பட வேண்டிய அல்லது மாற்றப்பட வேண்டிய செல் அல்லது செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். “Format Cells” டயலாக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுத்து அதில் பார்டர் டேப் மீது கிளிக் செய்திடவும். இதில் வேறு வேறு வண்ணங்களில் கோடுகளை அமைத்திட Color என்னும் இடத்தில் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் மெனுவில் தேவையான வண்ணத்தினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் அந்த டயலாக் பாக்ஸில் “OK” கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இனி தேர்ந்தெடுத்த வண்ணங் களில் செல்களில் பார்டர்கள் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.
எக்ஸெல் தொகுப்பில்ஒர்க் ஷீட்டுகளை இடம் மாற்ற
எக்ஸெல் தொகுப்பில் உருவாக்கப்பட்ட ஒர்க் ஷீட்களை அதன் ஒர்க் புக்கில் இடம் மாற்றி வைக்கலாம். வேறு ஒர்க் புக்கிற்குக் கொண்டு செல்ல வேண்டும் என்றாலும் அப்படியே கொண்டு செல்லலாம். அதற்கான வழிகளை இங்கு பார்க்கலாம். அதே ஒர்க் புக்கில் ஒர்க் ஷீட்டின் இடத்தை மாற்ற அதற்கான ஷீட் டேபில் கிளிக் செய்திடவும். கிளிக் செய்தவாறே மவுஸை விடாமல் இழுக்கவும். இழுத்து வந்து எந்த இடத்தில் ஒர்க் புக்கினை வைத்திட வேண்டுமோ அந்த இடத்தில் வைத்திட வும். அப்படி இழுக்கையில் எக்ஸெல் சிறிய முக்கோணம் ஒன்றைக் காட்டும். எந்த இடத்திற்கு ஒர்க் புக் இழுத்துச் செல்லப்படுகிறது என்பதைக் காட்டும். இன்னொரு ஒர்க்புக்கிற்கு எப்படி ஒர்க் ஷீட்டை இழுத்துச் செல்வது என்று பார்ப்போம்.
1. ஒர்க் ஷீட்டிற்கான ஷீட் டேபில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும்.
2. இப்போது கிடைக்கும் மெனுவில் Move அல்லது Copy என்பதை தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. இதில் To Book என்ற டிராப் டவுண் லிஸ்ட் கிடைக்கும். இதில் புதிய ஒர்க் புக்கும் உருவாக்கலாம்.
4. புதிய ஒர்க் புக்கில் உள்ள ஷீட்களில் எந்த ஷீட்டுக்கு முன்னாலும் பின்னாலும் இதனை விட்டுவிடலாம். அல்லது Move தேர்ந்தெடுத்து முடிக்கலாம்.
5. செய்வதற்குப் பதிலாக காப்பி செய்திடத் திட்ட மிட்டால் Create a Copy Check Box என்பதில் கிளிக் செய்து செயல்படவும்.
6. அதன்பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
1. ஒர்க் ஷீட்டிற்கான ஷீட் டேபில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும்.
2. இப்போது கிடைக்கும் மெனுவில் Move அல்லது Copy என்பதை தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. இதில் To Book என்ற டிராப் டவுண் லிஸ்ட் கிடைக்கும். இதில் புதிய ஒர்க் புக்கும் உருவாக்கலாம்.
4. புதிய ஒர்க் புக்கில் உள்ள ஷீட்களில் எந்த ஷீட்டுக்கு முன்னாலும் பின்னாலும் இதனை விட்டுவிடலாம். அல்லது Move தேர்ந்தெடுத்து முடிக்கலாம்.
5. செய்வதற்குப் பதிலாக காப்பி செய்திடத் திட்ட மிட்டால் Create a Copy Check Box என்பதில் கிளிக் செய்து செயல்படவும்.
6. அதன்பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
பார்முலா எந்தவித மாற்றமும் இன்றி பேஸ்ட் செய்திட
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஒரே பார்முலாவினை பல செல்களில் பயன்படுத்த என்ன செய்கிறீர்கள்? ஒரு இடத்தில் அமைத் துவிட்டு அப்படியே மற்ற இடங்களில் காப்பி செய்கிறீர்களா? அப்படி காப்பி செய்கையில் செல் எண்களில் மாற்றம் ஏற்படாமல் இருக்கிறதா? மாற்றம் ஏற்படுகிறது, இல்லையா? எந்த இடத்தில் பேஸ்ட் செய்கிறோமோ அந்த செல்லுக்கு ஏற்றவகையில் மாறுகிறது. எந்த மாற்றமும் இல்லாமல் பேஸ்ட் செய்திட என்ன செய்யலாம்? இதற்கு பல வழிகளில் தீர்வு இருந்தாலும் கீழே தரப்பட்டுள்ள வழி ஓரளவிற்குச் சிறந்ததாக உள்ளது. அதனைப் பார்ப்போமா!
முதலாவதாக செல்லை செலக்ட் செய்வதைக் காட்டிலும் செல்லில் உள்ள பார்முலாவினை செலக்ட் செய்திடுங்கள். இதற்கு செல் உள்ளாகச் சென்று பார்முலாவினை மட்டும் செலக்ட் செய்திடலாம்; அல்லது கர்சரை செல் உள்ளே சென்று எப்2 கீயை அழுத்தினால் பார்முலா மட்டும் செலக்ட் செய்யப்படும்; அல்லது நேராக மேலே பார்முலா பார் சென்று அதனை செலக்ட் செய்திடலாம். இதனை செலக்ட் செய்து விட்டால் பின் காப்பி செய்திடுங்கள். இனிதான் முக்கியமான வேலை உள்ளது. இம்முறையில் காப்பி செய்தவுடன் பின்னர் எஸ்கேப் கீ அல்லது என்டர் கீயை ஒரு முறை அழுத்தவும். இந்த செயல்பாடு அவசியம் சரியாக மேற்கொள்ளப்பட வேண்டும்.
ஏனென்றால் இதன் மூலம் எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு செல்லில் உள்ளதனுடன் உங்கள் வேலை முடிந்து விட்டது என்று அறிவிக்கிறீர்கள். இதனை மேற்கொள்ளவில்லை என்றால் எக்ஸெல் இன்னும் நீங்கள் செல்லில் உள்ளவற்றை எடிட் செய்து கொண்டிருக்கிறீர்கள் என்று எண்ணிக் கொண்டிருக்கும். இனி புதிய செல்களுக்குச் சென்று பார்முலாவினை எளிதாக பார்மட்டிங் எதுவுமின்றி, செல் எண்கள் மாற்றமின்றி பேஸ்ட் செய்திடலாம்.
முதலாவதாக செல்லை செலக்ட் செய்வதைக் காட்டிலும் செல்லில் உள்ள பார்முலாவினை செலக்ட் செய்திடுங்கள். இதற்கு செல் உள்ளாகச் சென்று பார்முலாவினை மட்டும் செலக்ட் செய்திடலாம்; அல்லது கர்சரை செல் உள்ளே சென்று எப்2 கீயை அழுத்தினால் பார்முலா மட்டும் செலக்ட் செய்யப்படும்; அல்லது நேராக மேலே பார்முலா பார் சென்று அதனை செலக்ட் செய்திடலாம். இதனை செலக்ட் செய்து விட்டால் பின் காப்பி செய்திடுங்கள். இனிதான் முக்கியமான வேலை உள்ளது. இம்முறையில் காப்பி செய்தவுடன் பின்னர் எஸ்கேப் கீ அல்லது என்டர் கீயை ஒரு முறை அழுத்தவும். இந்த செயல்பாடு அவசியம் சரியாக மேற்கொள்ளப்பட வேண்டும்.
ஏனென்றால் இதன் மூலம் எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு செல்லில் உள்ளதனுடன் உங்கள் வேலை முடிந்து விட்டது என்று அறிவிக்கிறீர்கள். இதனை மேற்கொள்ளவில்லை என்றால் எக்ஸெல் இன்னும் நீங்கள் செல்லில் உள்ளவற்றை எடிட் செய்து கொண்டிருக்கிறீர்கள் என்று எண்ணிக் கொண்டிருக்கும். இனி புதிய செல்களுக்குச் சென்று பார்முலாவினை எளிதாக பார்மட்டிங் எதுவுமின்றி, செல் எண்கள் மாற்றமின்றி பேஸ்ட் செய்திடலாம்.
எக்ஸெல் தொகுப்பில் சில பணிகள்
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டுகளில் பெயர் அல்லது வேறு வகையான டேட்டாவின் கீழாக இரண்டு கோடுகளில் அடிக்கோடிடலாம். இதற்கு முதலில் ஷிப்ட் கீயை அழுத்திக் கொண்டு Underline டூலை அழுத்த வேண்டும். அடிக்கோடு இரு கோடுகளாக போடப்படும். இன்னும் பலவிதமான அடிக்கோடுகள் எக்ஸெல் தொகுப்பில் உள்ளன. அவற்றைப் பெற Format = >Cells கட்டளையை கொடுத்து, பின்பு Font டேபை அழுத்துங்கள். அங்கு பலவிதமான அடிகோடுகளை Underline என்னும் பகுதியில் காணலாம்.
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஆட்டோசேவ்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் உருவாக்கப்படும் பைல்களைத் தாமாக சேவ் செய்திடும் அரிய வசதி ஒன்று உள்ளது. பலர் இதனை செட் செய்து இதன் பயனை அனுபவிக்காமலேயே இருக்கின்றனர். குறிப்பிட்ட கால அவகாசத்தில் தானாகவே செயல்படும் பைல்கள் அதுவரை மேற்கொண்ட தகவல்களுடன் சேவ் செய்யப்படும். இதன் டிபால்ட் (Default) செட்டிங்ஸ் பத்து நிமிடங்களாகும். எனவே புரோகிராமிற்கு ஏதாவது ஏற்பட்டு கிராஷ் ஆனால் நீங்களாக சேவ் செய்யாதபோது உங்களுடைய ஒன்பது நிமிட வேலை வீணாகிவிடும். எனவே ஆட்டோ சேவ் எனச் சொல்லப்படும் இந்த செயல்பாட்டின் நேரத்தைச் சுருக்கமாக சிறிய கால அவகாசமாக செட் செய்திடலாம். மேலும் இந்த பைலுக்கான பேக்கப் பைலை உருவாக்கும் படியும் செட் செய்திடலாம். இதற்கு Tools மெனு கிளிக் செய்து அதில் வரும் மெனுவில் Options என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில் குச்திஞு என்ற டேபில் கிளிக் செய்தால் வரும் சிறிய விண்டோவில் Save Auto recover in every என்று ஒரு வரியும் அதன் அருகே நிமிடங்களை செட் செய்திட எண்ணுடன் மேல் கீழ் அம்புக் குறிகளும் கிடைக்கும். இதில் 10 என்று இருப்பதை மாற்றுங்கள்.
எத்தனை நிமிடங்களுக்கு ஒருமுறை தகவல்களை சேவ் செய்திட எண்ணுகிறீர்களோ அந்த எண்ணை அமைக்கவும். பின் அதன் கீழாக Auto recover save location என்று ஒரு வரியின் எதிரே எங்கு இந்த பைல் சேவ் செய்யப்பட வேண்டும் என்பதனை காட்டும் கட்டம் இருக்கும். இங்கு நீங்கள் விரும்பும் இடத்தில் பைலை சேவ் செய்திடும் வகையில் மாற்றலாம். பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.
எக்ஸெல் பின்னங்கள் அமைக்க
எக்ஸெல் தொகுப்பில் பின்னக் கணக்குத் தகவல் ஒன்றை அதற்கான பார்மட்டில் சரியாக அமைக்காவிட்டால் எக்ஸெல் அதனை தேதிக்கான தகவல் என்று எடுத்துக் கொண்டு தேதியாகக் காட்டும். எடுத்துக் காட்டாக ஒரு செல்லில் 1/50 என்று டைப் செய்தால் எக்ஸெல் உடனே அதனை Jan50 என எடுத்துக் கொண்டு அப்படியே செல்லில் அமைத்துக் கொள்ளும். இவ்வாறு கிடைத்த பின்னர் நீங்கள் அந்த செல்லில் உள்ளதை பின்னமாக மாற்றுமாறு பார்மட் செய்தால் எக்ஸெல் இதனை 18264 எனக் காட்டும். ஏனென்றால் Jan 50 என்பதற்கான உள்ளீட்டு எண் இதுதான். எனவே எக்ஸெல் உங்கள் பின்னத் தகவலைசரியாக புரிந்து செயல்பட அதற்கான பார்மட்டை அத்தகவலைக் கொண்டு வருமுன் அமைப்பது கட்டாயமாகும்.
எடுத்துக்காட்டாக அக்செஸ் தொகுப்பில் இருந்து 1/50, 2/70,மற்றும் 30/65 என்ற பின்னத் தகவல்களைக் கொண்டுவருகிறீர்கள். இந்த தகவல்களை அக்செஸ் கட்டத்திலிருந்து கொண்டு வருமுன் எக்ஸெல் செல்லில் பார்மட்டை அமைக்க வேண்டும். முதலில் எந்த செல்லில் அமைக்க விரும்புகிறீர்களோ அந்த செல்லைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பின் அதில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். கிடைக்கும் மெனுவில் Format Cells என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கிடைக்கும் விண்டோவில் Number என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும். இங்கு Category என்பதில் Fraction என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் இங்கு Type என்ற பிரிவில் Up To Two Digits (21/25) என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இனி ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும். இனி இந்த செல்லில் பின்னங்கள் சரியாக அமையும்.
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஆட்டோசேவ்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் உருவாக்கப்படும் பைல்களைத் தாமாக சேவ் செய்திடும் அரிய வசதி ஒன்று உள்ளது. பலர் இதனை செட் செய்து இதன் பயனை அனுபவிக்காமலேயே இருக்கின்றனர். குறிப்பிட்ட கால அவகாசத்தில் தானாகவே செயல்படும் பைல்கள் அதுவரை மேற்கொண்ட தகவல்களுடன் சேவ் செய்யப்படும். இதன் டிபால்ட் (Default) செட்டிங்ஸ் பத்து நிமிடங்களாகும். எனவே புரோகிராமிற்கு ஏதாவது ஏற்பட்டு கிராஷ் ஆனால் நீங்களாக சேவ் செய்யாதபோது உங்களுடைய ஒன்பது நிமிட வேலை வீணாகிவிடும். எனவே ஆட்டோ சேவ் எனச் சொல்லப்படும் இந்த செயல்பாட்டின் நேரத்தைச் சுருக்கமாக சிறிய கால அவகாசமாக செட் செய்திடலாம். மேலும் இந்த பைலுக்கான பேக்கப் பைலை உருவாக்கும் படியும் செட் செய்திடலாம். இதற்கு Tools மெனு கிளிக் செய்து அதில் வரும் மெனுவில் Options என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில் குச்திஞு என்ற டேபில் கிளிக் செய்தால் வரும் சிறிய விண்டோவில் Save Auto recover in every என்று ஒரு வரியும் அதன் அருகே நிமிடங்களை செட் செய்திட எண்ணுடன் மேல் கீழ் அம்புக் குறிகளும் கிடைக்கும். இதில் 10 என்று இருப்பதை மாற்றுங்கள்.
எத்தனை நிமிடங்களுக்கு ஒருமுறை தகவல்களை சேவ் செய்திட எண்ணுகிறீர்களோ அந்த எண்ணை அமைக்கவும். பின் அதன் கீழாக Auto recover save location என்று ஒரு வரியின் எதிரே எங்கு இந்த பைல் சேவ் செய்யப்பட வேண்டும் என்பதனை காட்டும் கட்டம் இருக்கும். இங்கு நீங்கள் விரும்பும் இடத்தில் பைலை சேவ் செய்திடும் வகையில் மாற்றலாம். பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.
எக்ஸெல் பின்னங்கள் அமைக்க
எக்ஸெல் தொகுப்பில் பின்னக் கணக்குத் தகவல் ஒன்றை அதற்கான பார்மட்டில் சரியாக அமைக்காவிட்டால் எக்ஸெல் அதனை தேதிக்கான தகவல் என்று எடுத்துக் கொண்டு தேதியாகக் காட்டும். எடுத்துக் காட்டாக ஒரு செல்லில் 1/50 என்று டைப் செய்தால் எக்ஸெல் உடனே அதனை Jan50 என எடுத்துக் கொண்டு அப்படியே செல்லில் அமைத்துக் கொள்ளும். இவ்வாறு கிடைத்த பின்னர் நீங்கள் அந்த செல்லில் உள்ளதை பின்னமாக மாற்றுமாறு பார்மட் செய்தால் எக்ஸெல் இதனை 18264 எனக் காட்டும். ஏனென்றால் Jan 50 என்பதற்கான உள்ளீட்டு எண் இதுதான். எனவே எக்ஸெல் உங்கள் பின்னத் தகவலைசரியாக புரிந்து செயல்பட அதற்கான பார்மட்டை அத்தகவலைக் கொண்டு வருமுன் அமைப்பது கட்டாயமாகும்.
எடுத்துக்காட்டாக அக்செஸ் தொகுப்பில் இருந்து 1/50, 2/70,மற்றும் 30/65 என்ற பின்னத் தகவல்களைக் கொண்டுவருகிறீர்கள். இந்த தகவல்களை அக்செஸ் கட்டத்திலிருந்து கொண்டு வருமுன் எக்ஸெல் செல்லில் பார்மட்டை அமைக்க வேண்டும். முதலில் எந்த செல்லில் அமைக்க விரும்புகிறீர்களோ அந்த செல்லைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பின் அதில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். கிடைக்கும் மெனுவில் Format Cells என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கிடைக்கும் விண்டோவில் Number என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும். இங்கு Category என்பதில் Fraction என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் இங்கு Type என்ற பிரிவில் Up To Two Digits (21/25) என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இனி ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும். இனி இந்த செல்லில் பின்னங்கள் சரியாக அமையும்.
Excel 2007 For Dummies
With more than 2.5 million copies in print of previous editions, Excel For Dummies is the one indispensable guide to Excel, and this updated edition has been completely rewritten to reflect extensive changes in Excel 2007 Readers discover the notable changes to Microsoft Office, such as the complete redesign of the interface to emphasize tasks, a more graphical interface, easier document searching, and more Shows how to create and edit worksheets, enter formulas, create and edit charts, insert graphs, design database forms, and use seek-and-find options Demonstrates how to add hyperlinks to worksheets, save worksheets as Web pages, add existing worksheet data to an existing Web page, and send worksheets via e-mail Places a special emphasis on the changes to collaboration and application servers
http://rapidshare.com/files/25545687/For.Dummies.Excel.2007.For.Dummies.Dec.rar.html
http://rapidshare.com/files/25545687/For.Dummies.Excel.2007.For.Dummies.Dec.rar.html
எக்ஸ்செல் தெரிந்ததும் தெரியாததும்....
தெரியாது பார்முலாக்களை அமைத்த நாமே அடுத்த முறை அதனைப் பயன்படுத்தும்போது இந்த தொடர்புகள் குறித்து அறியாமல் இருப்போம்.
எக்ஸெல் செல் பார்மட்டிங்:
எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கில் செல்களில் உள்ள தகவல்களுக்கு ஏற்றபடி சில வேளைகளில் பார்மட் செய்திடுவோம். இதற்கு என்ன செய்கிறோம்? செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்து பின் பார்மட் என்னும் பிரிவைக் கிளிக் செய்து தேவையான ஆப்ஷன்ஸ் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்கிறோம். இது பார்மட்டிங் டூல் பார்களில் உள்ள பல ஆப்ஷன்களைத் தேடித் தேர்ந்தெடுத்து செய்ய வேண்டிய காரியமாகும். இதனால் மவுஸ் பயன்பாடும் நேரமும் செலவழியும். இதற்குப் பதிலாக சில கீகள் இணைப்பில் சில பார்மட்டிங் விஷயங்களை மேற்கொள்ளலாம். முதலில் பார்மட் செய்திட வேண்டிய செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். பின் Ctrl + Shift + ! அழுத்தினால் செல்லில் 50 என உள்ள எண்ணை 50.00 என மாற்றும். Ctrl + Shift + % என்ற கீ இணைப்பு .75 என்பதை 75% என மாற்றும். Ctrl + Shift + @ என்ற கீகளை இணைத்து அழுத்தினால் 15.45 என்ற நேரக் குறியீட்டை 3:45 PM என மாற்றும். Ctrl + Shift + # என்ற கீகள் 11/4/2007 என்ற நாள் குறியீட்டை 4 Nணிதி 07 என மாற்றும். Ctrl + Shift + $ என்ற கீகள் 50 என உள்ள எண்களை கரன்சியுடன் ($50.00) சேர்த்துக் காட்டும்.
எக்செல் பார்முலாக்கள்:
எக்செல் தொகுப்பில் பணியாற்று கையில் பல செல்களில் பார்முலாக்களைத் தந்திருப்போம். சில வேளைகளில் ஒரு செல்லுக் கான பார்முலா வேறு சில செல்களில் கொடுத்த பார்முலாவுடன் தொடர் புடையதாக இருக்கும். எடுத்துக் காட்டாக சி6 என்னும் செல்லில் ஒரு பார்முலா கொடுத்திருப்போம்.
அது ஏற்கனவே பி3 செல்லில் கொடுத்த பார்முலாவில் வரும் தீர்வோடு தொடர்புடைய தாக இருக்கும். பி3 செல்லுக்கு போனால் அது ஏ2 செல்லில் உள்ள இன்னொரு பார்முலா தரும் விடை களுடன் தொடர்புடையதாக இருக்கும். இதில் என்ன தலைவலி என்றால் ஒரு பார்முலா வேறு எந்த எந்த பார்முலாக்களுடன் தொடர் புடையதென்று அறியமுடியாது. நமக்குத் தெரியாது பார்முலாக்களை அமைத்த நாமே அடுத்த முறை அதனைப் பயன்படுத் தும்போது இந்த தொடர்புகள் குறித்து அறியாமல் இருப்போம். அப்படியானால் எப்போது பார்த்தாலும் தொடர்புடைய அனைத்து பார்முலாக்களையும் அறியும்படி ஏதேனும் ஒரு வழி இருக்கிறதா?
இருக்கிறது. முதலில் நீங்கள் அறிய வேண்டிய பார்முலாவுக்கான செல்லுக்குச் சென்று அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதன்பின் Ctrl + Shift + [ ஆகிய கீகளை அழுத்தவும். இதுதான் தொடர்புடைய அனைத்து செல்களையும் காட்டும் மந்திரக் கீகள்.
எப்படி உங்களுக்கு திரையில் தெரியும் என்று கேட்கிறீர்களா? எக்செல் தொகுப்பு நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லுடன் தொடர்புடைய அனைத்து செல்களையும் பளிச் என்று காட்டும். இப்போது அவற்றை ஒவ்வொன்றாகப் பார்த்து ஏதேனும் திருத்தங்கள் அல்லது மாற்றங்கள் மேற்கொள்ள வேண்டி இருந்தால் செய்யலாம்.
செல்லில் டெக்ஸ்ட்:
எக்செல் செல் ஒன்றில் டெக்ஸ்ட் ஒன்றை டைப் செய்கையில் அது செல்லையும் தாண்டி வெளியே செல்வது பலருக்கு எரிச்சலை வர வழைக்கும். செல்லுக்குள்ளாகவே டெக்ஸ்ட் அமைய வேண்டும் என்பதுவே உங்களின் விருப்பம்.
என்ன செய்யலாம்? கவலைப்படாமல் முதலில் டெக்ஸ்ட்டை டைப் செய்திடுங்கள். டெக்ஸ்ட் முழுவதும் டைப் செய்தவுடன் செல்லைக் கிளிக் செய்து தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது Format என்னும் பிரிவிற்குச் சென்று கிளிக் செய்திடுங்கள். அதில் இஞுடூடூண் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன்பின் அதில் உள்ள Alignment டேபை அழுத்துங்கள். இப்போது கிடைக்கும் பிரிவுகளில் Wrap Text என்ற செக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் டிக் மார்க் செய்து ஓகே கொடுத்து வெளியேறுங்கள். இப்போது நீங்கள் அடித்த டெக்ஸ்ட் அதே செல்லில் ஒழுங்கு படுத்தப் பட்டிப்பதைப் பார்க்கலாம்.
ஒரு சிலர் டெக்ஸ்ட்டை செல்லினுள் அடிக்கையில் ஆல்ட் + என்டர் தட்டி வரிகளை அமைப்பார்கள். அது நேரத்தையும் நம் உழைப்பையும் வீணாக்கும்.
புதிய ஒர்க் ஷீட்
எக்செல் தொகுப்பில் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் அதில் புதிய ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர பல வழிகள் உள்ளன. ஆனால் மிக வேகமாக ஒரு ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர வேண்டும் என நீங்கள் விரும்பினால் உடனே ஆல்ட் + ஷிப்ட் + எப் 1 (Alt + Shift + F1) கீகளை அழுத்துங்கள். புதிய ஒர்க் ஷீட் ரெடியாகிவிடும்.
ஒர்க் புக்கை சேவ் செய்திட
எக்செல் தொகுப்பில் ஒரு ஒர்க் புக்கை சேவ் செய்திட பல வழிகள் உள்ளன. அவை:
1. பைல் (File) மெனு சென்று (Save) சேவ் பிரிவைக் கிளிக் செய்வது.
2. கண்ட்ரோல் + எஸ் (CTRL + S) கீகளை தேவைப்படும் போதெல்லாம் அழுத்துவது.
3. ஷிப்ட் + எப் 12 (Shift +F12) அழுத்துவது.
4. வேறு பெயரில் சேவ் செய்வதனையும் இந்த பட்டியலில் சேர்க்கலாம். அந்த வகையில் எப் 12 (F12) அழுத்தி சேவ் செய்திடலாம். File> Save As கட்டளையையும் மெனு விலிருந்து அமைக்கலாம்.
எக்ஸெல் ஹைலைட்டிங்
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நெட்டு மற்றும் படுக்கை வரிசைகளை ஹைலைட் செய்திட விரும்பு கிறீர்களா! இதோ இந்த சுருக்கு வழிகளைப் பாருங்கள்.
மவுஸ் இல்லாமல் இரண்டு கீகளைப் பயன்படுத்தி நெட்டு வரிசையையும் படுக்கை வரிசையையும் ஹைலைட் செய்திடலாம். Ctrl + Spacebar அழுத்தினால் நீங்கள் எந்த செல்லில் இருக்கிறீர்களோ அந்த செல் ஹைலைட் ஆகும்.
Shift + Spacebar கீகளை அழுத்தினால் எந்த செல்லில் இருக்கிறீர்களோ அந்த செல் இருக்கும் நெட்டு வரிசை ஹைலைட் ஆகும். பல வரிசைகளை இணைத்து ஹைலைட் செய்திட ஷிப்ட் மற்றும் ஆரோ (Shift + Arrow) கீகளை இணைத்துப் பயன்படுத்தலாம்.
எக்ஸெல் பயன்பாடு
எக்ஸெல் பிட்ஸ்
எக்ஸெல் ஆட்டோ சம்
எக்ஸெல் தொகுப்பு பயன்படுத்துபவர்கள் ஆட்டோ சம் எனப்படும் பயன்பாட்டினை அறிந்திருப்பீர்கள். தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் உள்ள மதிப்பைக் கூட்டித் தரும் பயன்பாடு இது.
ஒரே ஒரு கிளிக் செய்வதன் மூலம் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களுக்காய் இன்னொரு செல்லில் பார்முலா அமைக்கப்பட்டு கூட்டுத் தொகையும் விடையாக அமைக்கப்படும். இதனை கீ போர்டு வழியாகவும் அமைக்கலாம். செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு கடைசி செல்லில் கர்சரை வைத்து ஆல்ட் மற்றும் சம அடையாள கீகளைச் (Alt + =) கொடுக்கவும். பார்முலா செல்லில் உருவாக்கப்பட்டு விடையும் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.
எக்ஸெல் இன்ஸெர்ட் பங்சன்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஏதேனும் ஒரு செல்லில் Formula ஒன்றை அமைக்க வேண்டும் என்றால் பார்முலாவினை டைப் செய்திடாமல் அதற்கான Insert பங்சனைக் கையாளலாம். மெனு பார் சென்று அதில் Insert அழுத்திக் கிடைக்கும் மெனுவில் Function பிரிவைக் கிளிக் செய்தால் காட்டப்படும் விண்டோவில் தேவையான பார்முலாவினையும் செல்களையும் தேர்ந்தெடுக்கலாம். இதனை கீ போர்டிலிருந்து கையெடுத்து மவுஸை இங்கும் அங்கும் நகர்த்தி இந்த பணியினை மேற்கொள்கிறோம். அதற்குப் பதிலாக கர்சரைச் சம்பந்தப்பட்ட செல்லில் வைத்துவிட்டு Shift + F3 கீகளை அழுத்தினால் போதும். இன்ஸெர்ட் பங்சன் விண்டோ கிடைக்கும்.
எக்ஸெல் – எப்2 கீயின் பயன்பாடு
எக்ஸெல் தொகுப்பில் நீங்கள் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் செல் ஒன்றில் உள்ள பார்முலா ஒன்றை எடிட் செய்திட விரும்புகிறீர்கள். நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள்? முதலில் செல்லில் கிளிக் செய்து பின் அந்த பார்முலாவில் கிளிக் செய்து கர்சரைக் கொண்டு சென்று எடிட் செய்திட முனைகிறீர்கள்.
எத்தனை மவுஸ் கிளிக்குகள்? உங்கள் டேபிளில் கச்சடா பொருட்கள் நிறைய இருந்து மவுஸ் நகர்த்த சரியான இடம் இல்லாமல் போனாலோ அல்லது மவுஸ் வைத்திருக்கும் பேட் சரியாக இல்லாமல் போனாலோ இந்த கிளிக்குகள் எல்லாம் எரிச்சலைத் தரும்.
இதனைக் கீ போர்டு வழியாக எப்படி செய்வது என்று பார்ப்போம். பேஜ் அப் பேஜ் டவுண் மற்றும் ஆரோ கீகளை அழுத்தி முதலில் திருத்த வேண்டிய செல்லுக்குச் செல்லுங்கள். சென்ற பின்னர் F2 கீயை அழுத்துங்கள். செல்லில் பார்முலா இருந்தால் அங்கு உங்கள் பார்முலாவினை அல்லது டெக்ஸ்ட்டை எடிட் செய்திட கர்சர் சிமிட்டிக் கொண்டிருக்கும். எடிட் செய்து முடித்தவுடன் என்ன செய்யலாம்? ஜஸ்ட் என்டர் தட்டுங்கள். அவ்வளவு தான் எடிட்டிங் ஓவர்!
எக்ஸெல் செல் பார்மட்டிங்:
எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கில் செல்களில் உள்ள தகவல்களுக்கு ஏற்றபடி சில வேளைகளில் பார்மட் செய்திடுவோம். இதற்கு என்ன செய்கிறோம்? செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்து பின் பார்மட் என்னும் பிரிவைக் கிளிக் செய்து தேவையான ஆப்ஷன்ஸ் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்கிறோம். இது பார்மட்டிங் டூல் பார்களில் உள்ள பல ஆப்ஷன்களைத் தேடித் தேர்ந்தெடுத்து செய்ய வேண்டிய காரியமாகும். இதனால் மவுஸ் பயன்பாடும் நேரமும் செலவழியும். இதற்குப் பதிலாக சில கீகள் இணைப்பில் சில பார்மட்டிங் விஷயங்களை மேற்கொள்ளலாம். முதலில் பார்மட் செய்திட வேண்டிய செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். பின் Ctrl + Shift + ! அழுத்தினால் செல்லில் 50 என உள்ள எண்ணை 50.00 என மாற்றும். Ctrl + Shift + % என்ற கீ இணைப்பு .75 என்பதை 75% என மாற்றும். Ctrl + Shift + @ என்ற கீகளை இணைத்து அழுத்தினால் 15.45 என்ற நேரக் குறியீட்டை 3:45 PM என மாற்றும். Ctrl + Shift + # என்ற கீகள் 11/4/2007 என்ற நாள் குறியீட்டை 4 Nணிதி 07 என மாற்றும். Ctrl + Shift + $ என்ற கீகள் 50 என உள்ள எண்களை கரன்சியுடன் ($50.00) சேர்த்துக் காட்டும்.
எக்செல் பார்முலாக்கள்:
எக்செல் தொகுப்பில் பணியாற்று கையில் பல செல்களில் பார்முலாக்களைத் தந்திருப்போம். சில வேளைகளில் ஒரு செல்லுக் கான பார்முலா வேறு சில செல்களில் கொடுத்த பார்முலாவுடன் தொடர் புடையதாக இருக்கும். எடுத்துக் காட்டாக சி6 என்னும் செல்லில் ஒரு பார்முலா கொடுத்திருப்போம்.
அது ஏற்கனவே பி3 செல்லில் கொடுத்த பார்முலாவில் வரும் தீர்வோடு தொடர்புடைய தாக இருக்கும். பி3 செல்லுக்கு போனால் அது ஏ2 செல்லில் உள்ள இன்னொரு பார்முலா தரும் விடை களுடன் தொடர்புடையதாக இருக்கும். இதில் என்ன தலைவலி என்றால் ஒரு பார்முலா வேறு எந்த எந்த பார்முலாக்களுடன் தொடர் புடையதென்று அறியமுடியாது. நமக்குத் தெரியாது பார்முலாக்களை அமைத்த நாமே அடுத்த முறை அதனைப் பயன்படுத் தும்போது இந்த தொடர்புகள் குறித்து அறியாமல் இருப்போம். அப்படியானால் எப்போது பார்த்தாலும் தொடர்புடைய அனைத்து பார்முலாக்களையும் அறியும்படி ஏதேனும் ஒரு வழி இருக்கிறதா?
இருக்கிறது. முதலில் நீங்கள் அறிய வேண்டிய பார்முலாவுக்கான செல்லுக்குச் சென்று அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதன்பின் Ctrl + Shift + [ ஆகிய கீகளை அழுத்தவும். இதுதான் தொடர்புடைய அனைத்து செல்களையும் காட்டும் மந்திரக் கீகள்.
எப்படி உங்களுக்கு திரையில் தெரியும் என்று கேட்கிறீர்களா? எக்செல் தொகுப்பு நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லுடன் தொடர்புடைய அனைத்து செல்களையும் பளிச் என்று காட்டும். இப்போது அவற்றை ஒவ்வொன்றாகப் பார்த்து ஏதேனும் திருத்தங்கள் அல்லது மாற்றங்கள் மேற்கொள்ள வேண்டி இருந்தால் செய்யலாம்.
செல்லில் டெக்ஸ்ட்:
எக்செல் செல் ஒன்றில் டெக்ஸ்ட் ஒன்றை டைப் செய்கையில் அது செல்லையும் தாண்டி வெளியே செல்வது பலருக்கு எரிச்சலை வர வழைக்கும். செல்லுக்குள்ளாகவே டெக்ஸ்ட் அமைய வேண்டும் என்பதுவே உங்களின் விருப்பம்.
என்ன செய்யலாம்? கவலைப்படாமல் முதலில் டெக்ஸ்ட்டை டைப் செய்திடுங்கள். டெக்ஸ்ட் முழுவதும் டைப் செய்தவுடன் செல்லைக் கிளிக் செய்து தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது Format என்னும் பிரிவிற்குச் சென்று கிளிக் செய்திடுங்கள். அதில் இஞுடூடூண் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன்பின் அதில் உள்ள Alignment டேபை அழுத்துங்கள். இப்போது கிடைக்கும் பிரிவுகளில் Wrap Text என்ற செக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் டிக் மார்க் செய்து ஓகே கொடுத்து வெளியேறுங்கள். இப்போது நீங்கள் அடித்த டெக்ஸ்ட் அதே செல்லில் ஒழுங்கு படுத்தப் பட்டிப்பதைப் பார்க்கலாம்.
ஒரு சிலர் டெக்ஸ்ட்டை செல்லினுள் அடிக்கையில் ஆல்ட் + என்டர் தட்டி வரிகளை அமைப்பார்கள். அது நேரத்தையும் நம் உழைப்பையும் வீணாக்கும்.
புதிய ஒர்க் ஷீட்
எக்செல் தொகுப்பில் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் அதில் புதிய ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர பல வழிகள் உள்ளன. ஆனால் மிக வேகமாக ஒரு ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர வேண்டும் என நீங்கள் விரும்பினால் உடனே ஆல்ட் + ஷிப்ட் + எப் 1 (Alt + Shift + F1) கீகளை அழுத்துங்கள். புதிய ஒர்க் ஷீட் ரெடியாகிவிடும்.
ஒர்க் புக்கை சேவ் செய்திட
எக்செல் தொகுப்பில் ஒரு ஒர்க் புக்கை சேவ் செய்திட பல வழிகள் உள்ளன. அவை:
1. பைல் (File) மெனு சென்று (Save) சேவ் பிரிவைக் கிளிக் செய்வது.
2. கண்ட்ரோல் + எஸ் (CTRL + S) கீகளை தேவைப்படும் போதெல்லாம் அழுத்துவது.
3. ஷிப்ட் + எப் 12 (Shift +F12) அழுத்துவது.
4. வேறு பெயரில் சேவ் செய்வதனையும் இந்த பட்டியலில் சேர்க்கலாம். அந்த வகையில் எப் 12 (F12) அழுத்தி சேவ் செய்திடலாம். File> Save As கட்டளையையும் மெனு விலிருந்து அமைக்கலாம்.
எக்ஸெல் ஹைலைட்டிங்
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நெட்டு மற்றும் படுக்கை வரிசைகளை ஹைலைட் செய்திட விரும்பு கிறீர்களா! இதோ இந்த சுருக்கு வழிகளைப் பாருங்கள்.
மவுஸ் இல்லாமல் இரண்டு கீகளைப் பயன்படுத்தி நெட்டு வரிசையையும் படுக்கை வரிசையையும் ஹைலைட் செய்திடலாம். Ctrl + Spacebar அழுத்தினால் நீங்கள் எந்த செல்லில் இருக்கிறீர்களோ அந்த செல் ஹைலைட் ஆகும்.
Shift + Spacebar கீகளை அழுத்தினால் எந்த செல்லில் இருக்கிறீர்களோ அந்த செல் இருக்கும் நெட்டு வரிசை ஹைலைட் ஆகும். பல வரிசைகளை இணைத்து ஹைலைட் செய்திட ஷிப்ட் மற்றும் ஆரோ (Shift + Arrow) கீகளை இணைத்துப் பயன்படுத்தலாம்.
எக்ஸெல் பயன்பாடு
எக்ஸெல் பிட்ஸ்
எக்ஸெல் ஆட்டோ சம்
எக்ஸெல் தொகுப்பு பயன்படுத்துபவர்கள் ஆட்டோ சம் எனப்படும் பயன்பாட்டினை அறிந்திருப்பீர்கள். தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் உள்ள மதிப்பைக் கூட்டித் தரும் பயன்பாடு இது.
ஒரே ஒரு கிளிக் செய்வதன் மூலம் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களுக்காய் இன்னொரு செல்லில் பார்முலா அமைக்கப்பட்டு கூட்டுத் தொகையும் விடையாக அமைக்கப்படும். இதனை கீ போர்டு வழியாகவும் அமைக்கலாம். செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு கடைசி செல்லில் கர்சரை வைத்து ஆல்ட் மற்றும் சம அடையாள கீகளைச் (Alt + =) கொடுக்கவும். பார்முலா செல்லில் உருவாக்கப்பட்டு விடையும் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.
எக்ஸெல் இன்ஸெர்ட் பங்சன்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஏதேனும் ஒரு செல்லில் Formula ஒன்றை அமைக்க வேண்டும் என்றால் பார்முலாவினை டைப் செய்திடாமல் அதற்கான Insert பங்சனைக் கையாளலாம். மெனு பார் சென்று அதில் Insert அழுத்திக் கிடைக்கும் மெனுவில் Function பிரிவைக் கிளிக் செய்தால் காட்டப்படும் விண்டோவில் தேவையான பார்முலாவினையும் செல்களையும் தேர்ந்தெடுக்கலாம். இதனை கீ போர்டிலிருந்து கையெடுத்து மவுஸை இங்கும் அங்கும் நகர்த்தி இந்த பணியினை மேற்கொள்கிறோம். அதற்குப் பதிலாக கர்சரைச் சம்பந்தப்பட்ட செல்லில் வைத்துவிட்டு Shift + F3 கீகளை அழுத்தினால் போதும். இன்ஸெர்ட் பங்சன் விண்டோ கிடைக்கும்.
எக்ஸெல் – எப்2 கீயின் பயன்பாடு
எக்ஸெல் தொகுப்பில் நீங்கள் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் செல் ஒன்றில் உள்ள பார்முலா ஒன்றை எடிட் செய்திட விரும்புகிறீர்கள். நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள்? முதலில் செல்லில் கிளிக் செய்து பின் அந்த பார்முலாவில் கிளிக் செய்து கர்சரைக் கொண்டு சென்று எடிட் செய்திட முனைகிறீர்கள்.
எத்தனை மவுஸ் கிளிக்குகள்? உங்கள் டேபிளில் கச்சடா பொருட்கள் நிறைய இருந்து மவுஸ் நகர்த்த சரியான இடம் இல்லாமல் போனாலோ அல்லது மவுஸ் வைத்திருக்கும் பேட் சரியாக இல்லாமல் போனாலோ இந்த கிளிக்குகள் எல்லாம் எரிச்சலைத் தரும்.
இதனைக் கீ போர்டு வழியாக எப்படி செய்வது என்று பார்ப்போம். பேஜ் அப் பேஜ் டவுண் மற்றும் ஆரோ கீகளை அழுத்தி முதலில் திருத்த வேண்டிய செல்லுக்குச் செல்லுங்கள். சென்ற பின்னர் F2 கீயை அழுத்துங்கள். செல்லில் பார்முலா இருந்தால் அங்கு உங்கள் பார்முலாவினை அல்லது டெக்ஸ்ட்டை எடிட் செய்திட கர்சர் சிமிட்டிக் கொண்டிருக்கும். எடிட் செய்து முடித்தவுடன் என்ன செய்யலாம்? ஜஸ்ட் என்டர் தட்டுங்கள். அவ்வளவு தான் எடிட்டிங் ஓவர்!
எக்ஸெல் தொகுப்பில் காலத்தைக் கணக்கிடலாமா?
குறிப்பிட்ட இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே எத்தனை நாட்கள், மாதங்கள் அல்லது ஆண்டுகள் இருக்கின்றன என்று கணக்கிட எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஒரு பார்முலா உள்ளது. அது DATEDIF. இதன் பயன்பாட்டினையும் பயன்படுத்தும் விதத்தினையும் இங்கு காணலாம்.
பொதுவாக திட்டமிடுதலின் போதும் எதனையும் கணக்கிடுகையிலும் இரண்டு குறிப்பிட்ட நாட்களுக்கிடையே எத்தனை நாட்கள் அல்லது மாதங்கள் அல்லது ஆண்டுகள் எனக் கணக்கிடுவது தேவையாக இருக்கும். பணம் கடனாகக் கொடுத்து வாங்குகையில் வட்டி கணக்கிட இது உதவும். முதலில் நீங்கள் கணக்கிட விரும்பும் இரண்டு நாட்களையும் இரண்டு தனி செல்களில் டைப் செய்திடவும். அதன்பின் கீழ்க்காணும் பார்முலாவினை இன்னொரு செல்லில் தரவும்.
=DATEDIF(முதல் தேதி உள்ள செல் எண், இரண்டாம் தேதி உள்ள செல் எண், “உங்களுக்குத் தேவையான தகவல் )
உங்களுக்குத் தேவையான தகவலினைப் பெற குறிப்பிட்ட குறியீட்டினைப் பயன்படுத்த வேண்டும். அவை:
“Y” – இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள ஆண்டுகளைத் தரும்.
“M” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள மாதங்களைத் தரும்.
“D” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள நாட்களைத் தரும்.
“YM” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள முந்தைய ஆண்டின் மாதங்களின் எண்ணிக் கையைத் தரும்.
“YD” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள முந்தைய ஆண்டின் நாட்களின் எண்ணிக்கை யைத் தரும்.
எடுத்துக் காட்டாக A1 என்ற செல்லில் ஒரு தேதியையும் B1 என்ற செல்லில் இன்னொரு தேதியையும் கொடுத்து கீழ்க்காணும் பார்முலா வினைக் கொடுத்துப் பாருங்கள்.
=DATEDIF(A1,B1,”m”) இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள மாதங்களின் எண்ணிக்கை உங்களுக்குக் கிடைக்கும். ஒன்றை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.
இறுதி எழுத்துக் குறியீட்டின் முன்னும் பின்னும் மேற்குறி அடையாளம் இருக்க வேண்டும். உங்களுக்கு இங்கு குறிப்பிட்ட டேட்டா தேவைப்படுகிறது என்று பொருள்.
இந்த பார்முலா எக்ஸெல் தொகுப்பின் உதவிக் குறிப்புகளில் இருக்காது. இருந்தாலும் இந்த பார்முலா உங்களுக்கு வேலை செய்திடும். இன்னொரு கவனம் தேவை. கூடுதல் நாளினை இரண்டாவ தாகக் குறிப்பிடும் செல்லில் தர வேண்டும். நாள் டைப் செய்வதனை எப்படி செட் செய்திருக்கிறீர்களோ அதன் படி அமைக்க வேண்டும்.
நான் 2003 டிசம்பர் 14 என்ற தேதியை (12/14/2003) A1செல்லிலும் 2008 ஜனவரி 4 என்ற தேதியை (1/4/2008) B1செல்லிலும் இன்னொரு செல்லில் =DATEDIF(A1,B1,"d") என்ற பார்முலாவினைஜ் இன்னொரு செல்லிலும் கொடுத்துப் பார்த்தேன். விடையாக 1482 என்று வந்தது. நீங்களும் இது போலப் பயன்படுத்தித்தான் பாருங்களேன் .
எக்செல் பயன்படுத்துகிற பான்ட், மார்ஜின்கள் போன்றவற்றை மாற்றி, இந்த மாற்றப்பட்ட மதிப்புகளை மட்டுமே கடைப்பிடிக்க வேண்டும் என எக்செலுக்கு உத்தரவிட முடியுமா?
முடியும். ஆனால் இதற்காக ஒரு டெம்பிளேட்டை நீங்கள் உருவாக்க வேண்டும். முதலில் புதிய ஒர்க்புக்கைத் திறந்து கொள்ளுங்கள். அதன் மார்ஜின்களை மாற்றிக் கொள்ளுங்கள். பான்ட்டை மாற்றிக் கொள்ளுங்கள். ஹெடர், புட்டர், லோகோ என வேண்டியதை எல்லம் கொண்டு வாருங்கள். பின்பு File => Save ஆகியவற்றை கிளிக் கெய்யுங்கள். Save as Type என்பதில் Template (*.xrt) என்பதைத் தேர்வு செய்யுங்கள். Book.xlt என பைல் பெயரைக் கொடுத்து அதை XLATART போல்டரில் சேமியுங்கள். வேறு ஏதாவது போல்டரில் சேமித்து விடாதீர்கள். இனிமேல் நீங்கள் உருவாக்குகிற எக்செல் பைல்கள் உங்களது புதிய செட்டிங் அமைப்பிலேயே உருவாக்கப்படும்.
பொதுவாக திட்டமிடுதலின் போதும் எதனையும் கணக்கிடுகையிலும் இரண்டு குறிப்பிட்ட நாட்களுக்கிடையே எத்தனை நாட்கள் அல்லது மாதங்கள் அல்லது ஆண்டுகள் எனக் கணக்கிடுவது தேவையாக இருக்கும். பணம் கடனாகக் கொடுத்து வாங்குகையில் வட்டி கணக்கிட இது உதவும். முதலில் நீங்கள் கணக்கிட விரும்பும் இரண்டு நாட்களையும் இரண்டு தனி செல்களில் டைப் செய்திடவும். அதன்பின் கீழ்க்காணும் பார்முலாவினை இன்னொரு செல்லில் தரவும்.
=DATEDIF(முதல் தேதி உள்ள செல் எண், இரண்டாம் தேதி உள்ள செல் எண், “உங்களுக்குத் தேவையான தகவல் )
உங்களுக்குத் தேவையான தகவலினைப் பெற குறிப்பிட்ட குறியீட்டினைப் பயன்படுத்த வேண்டும். அவை:
“Y” – இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள ஆண்டுகளைத் தரும்.
“M” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள மாதங்களைத் தரும்.
“D” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள நாட்களைத் தரும்.
“YM” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள முந்தைய ஆண்டின் மாதங்களின் எண்ணிக் கையைத் தரும்.
“YD” இது இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள முந்தைய ஆண்டின் நாட்களின் எண்ணிக்கை யைத் தரும்.
எடுத்துக் காட்டாக A1 என்ற செல்லில் ஒரு தேதியையும் B1 என்ற செல்லில் இன்னொரு தேதியையும் கொடுத்து கீழ்க்காணும் பார்முலா வினைக் கொடுத்துப் பாருங்கள்.
=DATEDIF(A1,B1,”m”) இரண்டு நாட்களுக்கு இடையே உள்ள மாதங்களின் எண்ணிக்கை உங்களுக்குக் கிடைக்கும். ஒன்றை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.
இறுதி எழுத்துக் குறியீட்டின் முன்னும் பின்னும் மேற்குறி அடையாளம் இருக்க வேண்டும். உங்களுக்கு இங்கு குறிப்பிட்ட டேட்டா தேவைப்படுகிறது என்று பொருள்.
இந்த பார்முலா எக்ஸெல் தொகுப்பின் உதவிக் குறிப்புகளில் இருக்காது. இருந்தாலும் இந்த பார்முலா உங்களுக்கு வேலை செய்திடும். இன்னொரு கவனம் தேவை. கூடுதல் நாளினை இரண்டாவ தாகக் குறிப்பிடும் செல்லில் தர வேண்டும். நாள் டைப் செய்வதனை எப்படி செட் செய்திருக்கிறீர்களோ அதன் படி அமைக்க வேண்டும்.
நான் 2003 டிசம்பர் 14 என்ற தேதியை (12/14/2003) A1செல்லிலும் 2008 ஜனவரி 4 என்ற தேதியை (1/4/2008) B1செல்லிலும் இன்னொரு செல்லில் =DATEDIF(A1,B1,"d") என்ற பார்முலாவினைஜ் இன்னொரு செல்லிலும் கொடுத்துப் பார்த்தேன். விடையாக 1482 என்று வந்தது. நீங்களும் இது போலப் பயன்படுத்தித்தான் பாருங்களேன் .
எக்செல் பயன்படுத்துகிற பான்ட், மார்ஜின்கள் போன்றவற்றை மாற்றி, இந்த மாற்றப்பட்ட மதிப்புகளை மட்டுமே கடைப்பிடிக்க வேண்டும் என எக்செலுக்கு உத்தரவிட முடியுமா?
முடியும். ஆனால் இதற்காக ஒரு டெம்பிளேட்டை நீங்கள் உருவாக்க வேண்டும். முதலில் புதிய ஒர்க்புக்கைத் திறந்து கொள்ளுங்கள். அதன் மார்ஜின்களை மாற்றிக் கொள்ளுங்கள். பான்ட்டை மாற்றிக் கொள்ளுங்கள். ஹெடர், புட்டர், லோகோ என வேண்டியதை எல்லம் கொண்டு வாருங்கள். பின்பு File => Save ஆகியவற்றை கிளிக் கெய்யுங்கள். Save as Type என்பதில் Template (*.xrt) என்பதைத் தேர்வு செய்யுங்கள். Book.xlt என பைல் பெயரைக் கொடுத்து அதை XLATART போல்டரில் சேமியுங்கள். வேறு ஏதாவது போல்டரில் சேமித்து விடாதீர்கள். இனிமேல் நீங்கள் உருவாக்குகிற எக்செல் பைல்கள் உங்களது புதிய செட்டிங் அமைப்பிலேயே உருவாக்கப்படும்.
காப்பி பேஸ்ட் புதிய வழி : எக்ஸெல் டிப்ஸ்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் அதிகமான எண்ணிக்கையில் காப்பி/ பேஸ்ட் மற்றும் கட்/ பேஸ்ட் பயன்படுத்துகிறீர்களா? ஆம் என்றால் செல்களை அங்கும் இங்குமாக தூக்கிச் சென்று ஒட்டி அட்ஜஸ்ட் செய்திடும் சுற்றுவழிகளில் ஈடுபடுகிறீர்களா? சில வேளைகளில் ஏற்கனவே இருக்கின்ற செல்களில் ஊடே சில தகவல்களை பேஸ்ட் செய்திடுகையில் வரிசைகளைச் சேதப்படுத்தாமல் செல்களை உருவாக்கிடும் பணியை கஷ்டப்பட்டு மேற்கொள்கிறீர்களா? இந்த சிரமத்திற்குப் பதிலாக எக்ஸெல் தொகுப்பே அட்ஜஸ்ட் செய்து பேஸ்ட் செய்திடும் பணியை மேற்கொண்டால் எப்படி இருக்கும். அதற்கான வழியைப் பார்க்கலாம். முதலில் எந்த தகவல்களை காப்பி அல்லது கட் செய்திட வேண்டுமோ அதனை ஹை லைட் செய்திடுங்கள். பின் எந்த புதிய இடத்தில் இவற்றை பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அங்கு அல்லது இடைச் செருகல் செய்திட வேண்டுமோ அங்கு செல்லவும். இங்கு கவனமாக நீங்கள் எந்த இடத்தில் இந்த தகவல்களை ஒட்டி அமைக்க வேண்டுமோ அதற்கு ஜஸ்ட் கீழாக இருக்கும் செல்லில் கர்சரைக் கொண்டு சென்று வைக்கவும். இனி ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அங்கு விரியும் மெனுவில் உள்ள பிரிவுகளில் Insert Copied/Cut Cells என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அங்கு சிறிய விண்டோ (Insert Paste) ஒன்று தோற்றமளிக்கும். இங்கு ஏற்கனவே உள்ள டேட்டா எப்படி நகர்த்தப்பட வேண்டும் என்பதனை நீங்கள் முடிவு செய்திட வேண்டும்.
நீங்கள் டேட்டாவை வலது புறமாக அல்லது கீழாக நகர்த்தச் சொல்லலாம். வலது புறமாக நகர்த்தினால் இந்த தகவலை ஒட்டுவதன் மூலம் எந்த படுக்கை வரிசைகள் இதனால் பாதிக்கப்படுமோ அவை மட்டும் நகர்த்தப்படும். முழு நெட்டு வரிசையையும் இது பாதிக்காது. எனவே ஒன்றுக்கொன்று தொடர்புடைய செல்கள் உள்ள ஷீட்டில் இந்த வேலையை மேற்கொண்டால் சிறிது கூடுதல் கவனத்துடன் இந்த பணியை மேற்கொள்ள வேண்டும். கீழாக நகர்த்தப்பட வேண்டும் எனத் தேர்ந்தெடுத்தால் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்லில் உள்ள டேட்டா மற்றும் கீழாக உள்ள டேட்டா ஆகியவை உள்ள படுக்கை வரிசைகள் மட்டுமே மாற்றப்படும். இதனால் அந்த வரிசையில் உள்ள அனைத்து டேட்டாக்களும் மாற்றப்பட மாட்டாது. ஒட்டப்படும் நெட்டு வரிசையில் உள்ள டேட்டா மட்டும் நகர்த்தப்படும். இது முடிந்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்திடுங்கள். நீங்கள் எதிர்பார்த்தபடி செல் இடைச் செருகப்பட்டு காட்சி அளிக்கும்.
ஒர்க்ஷீட்டில் ஸ்பெல் செக்: எக்ஸெல் தொகுப்பில் பைல் ஒன்றை அமைத்து முடித்தவுடன் அதில் உள்ள எழுத்துப் பிழைகளைக் கண்டறிந்து நீக்கிட ஒரு ஸ்பெல் செக் தருகிறீர்கள். அப்போது என்ன நடக்கிறது தெரியுமா? அந்த ஒர்க் ஷீட்டில் மட்டும் ஸ்பெல் செக் நடக்கிறது. முழு ஒர்க் புக்கிலும் நடப்பதில்லை. அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டிலும் ஸ்பெல் செக் செய்திடக் கீழ்க்குறிப்பிட்டபடி செயல்படவும். ஸ்பெல் செக் தொடங்கும் முன் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களையும் செலக்ட் செய்திடவும். இதற்கு ஏதேனும் ஒரு ஷீட் டேபில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அதில் கிடைக்கும் மெனுவில் Select All Sheets என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக் கவும். இனி ஸ்பெல் செக் செயல்பாட்டினை நம்பிக்கையோடு மேற்கொள்ளலாம். ஸ்பெல் செக் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டுகளையும் செக் செய்திடும்.
நீங்கள் டேட்டாவை வலது புறமாக அல்லது கீழாக நகர்த்தச் சொல்லலாம். வலது புறமாக நகர்த்தினால் இந்த தகவலை ஒட்டுவதன் மூலம் எந்த படுக்கை வரிசைகள் இதனால் பாதிக்கப்படுமோ அவை மட்டும் நகர்த்தப்படும். முழு நெட்டு வரிசையையும் இது பாதிக்காது. எனவே ஒன்றுக்கொன்று தொடர்புடைய செல்கள் உள்ள ஷீட்டில் இந்த வேலையை மேற்கொண்டால் சிறிது கூடுதல் கவனத்துடன் இந்த பணியை மேற்கொள்ள வேண்டும். கீழாக நகர்த்தப்பட வேண்டும் எனத் தேர்ந்தெடுத்தால் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்லில் உள்ள டேட்டா மற்றும் கீழாக உள்ள டேட்டா ஆகியவை உள்ள படுக்கை வரிசைகள் மட்டுமே மாற்றப்படும். இதனால் அந்த வரிசையில் உள்ள அனைத்து டேட்டாக்களும் மாற்றப்பட மாட்டாது. ஒட்டப்படும் நெட்டு வரிசையில் உள்ள டேட்டா மட்டும் நகர்த்தப்படும். இது முடிந்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்திடுங்கள். நீங்கள் எதிர்பார்த்தபடி செல் இடைச் செருகப்பட்டு காட்சி அளிக்கும்.
ஒர்க்ஷீட்டில் ஸ்பெல் செக்: எக்ஸெல் தொகுப்பில் பைல் ஒன்றை அமைத்து முடித்தவுடன் அதில் உள்ள எழுத்துப் பிழைகளைக் கண்டறிந்து நீக்கிட ஒரு ஸ்பெல் செக் தருகிறீர்கள். அப்போது என்ன நடக்கிறது தெரியுமா? அந்த ஒர்க் ஷீட்டில் மட்டும் ஸ்பெல் செக் நடக்கிறது. முழு ஒர்க் புக்கிலும் நடப்பதில்லை. அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டிலும் ஸ்பெல் செக் செய்திடக் கீழ்க்குறிப்பிட்டபடி செயல்படவும். ஸ்பெல் செக் தொடங்கும் முன் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களையும் செலக்ட் செய்திடவும். இதற்கு ஏதேனும் ஒரு ஷீட் டேபில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அதில் கிடைக்கும் மெனுவில் Select All Sheets என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக் கவும். இனி ஸ்பெல் செக் செயல்பாட்டினை நம்பிக்கையோடு மேற்கொள்ளலாம். ஸ்பெல் செக் அனைத்து ஒர்க் ஷீட்டுகளையும் செக் செய்திடும்.
எக்செல் - மறைக்கவும் - காட்டவும்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் சில நேரங்களில் ஒரு சில செல்கள் அல்லது வரிசைகளை மறைக்க வேண்டியதிருக்கும். என்ன செய்கிறோம்? பார்மட் மெனு சென்று பின் ரோ / காலம் சப் மெனு பெற்று அதன் பின் ஹைட்/ அன்ஹைட் கிளிக் செய்து நிறைவேற்றுகிறோம். தேவையான டேட்டாவை மறைத்திட இவைதான் சரியான வழியாக இருக்கும். இதன் மூலம் நாம் நம்முடைய எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் எப்படி தோற்றமளிக்க வேண்டும் என எண்ணுகிறோமோ அது போல அமைக்க முடிகிறது.
எந்த டேட்டாவைக் காட்ட வேண்டும் என்று விரும்புகிறோமோ அவற்றை மட்டும் காட்ட முடிகிறது.
ஆனால் மவுஸால் ஒவ்வொரு மெனுவாகத் தேர்ந்தெடுத்து செயலாற்றுகையில் தான் இவ்வளவு வேலை பார்க்க வேண்டுமா என்று தோன்றுகிறது. இதற்கான சில கீகளை அழுத்தினால் போதும்; இந்த கீகள் மூலம் இந்த பணியை மேற்கொள்ளலாம். இதற்கு முதலில் எந்த செல், ரோ, காலம் மறைக்க வேண்டுமோ அதனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். இதற்குக் கூட மவுஸ் பயன்படுத்த வேண்டாம். ஷிப்ட் கீயை அழுத்திக் கொண்டு ஆரோ கீகளை அழுத்தினால் போதும். தேர்ந்தெடுத்த பின்னர் கீழ்க்காணும் வழிகளில் கீகளைப் பயன்படுத்துங்கள்.
Ctrl + 0 (zero) : அழுத்தினால் நெட்டு வரிசை மறைக்கப்படும்.
Ctrl + 9 : அழுத்தினால் படுக்கை வரிசை மறைக்கப்படும்.
அடுத்து மறைக்கப்பட்ட வரிசைகளை மீண்டும் காட்ட என்ன செய்யலாம்? மறைக்கப்பட்ட செல்களை அடுத்து இருபுறமும் உள்ள செல்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள். பின்னர்
Ctrl + Shift + ) : கீகளை அழுத்தினால் தேர்ந்தெடுத்த இரு செல்களுக்கிடையே உள்ள மறைக்கப்பட்ட நெட்டு வரிசை காட்டப்படும்.
Ctrl + Shift + ( : கீகளை அழுத்தினால் தேர்ந்தெடுத்த இரு செல்களுக்கிடையே உள்ள மறைக்கப்பட்ட படுக்கை வரிசை காட்டப்படும்.
எப்படி! மவுஸ் இல்லாமல் கீ போர்டு வழியாகவே இந்த மறைக்கும் காட்டும் வேலை நடைபெற்றுவிட்டதா!
எந்த டேட்டாவைக் காட்ட வேண்டும் என்று விரும்புகிறோமோ அவற்றை மட்டும் காட்ட முடிகிறது.
ஆனால் மவுஸால் ஒவ்வொரு மெனுவாகத் தேர்ந்தெடுத்து செயலாற்றுகையில் தான் இவ்வளவு வேலை பார்க்க வேண்டுமா என்று தோன்றுகிறது. இதற்கான சில கீகளை அழுத்தினால் போதும்; இந்த கீகள் மூலம் இந்த பணியை மேற்கொள்ளலாம். இதற்கு முதலில் எந்த செல், ரோ, காலம் மறைக்க வேண்டுமோ அதனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். இதற்குக் கூட மவுஸ் பயன்படுத்த வேண்டாம். ஷிப்ட் கீயை அழுத்திக் கொண்டு ஆரோ கீகளை அழுத்தினால் போதும். தேர்ந்தெடுத்த பின்னர் கீழ்க்காணும் வழிகளில் கீகளைப் பயன்படுத்துங்கள்.
Ctrl + 0 (zero) : அழுத்தினால் நெட்டு வரிசை மறைக்கப்படும்.
Ctrl + 9 : அழுத்தினால் படுக்கை வரிசை மறைக்கப்படும்.
அடுத்து மறைக்கப்பட்ட வரிசைகளை மீண்டும் காட்ட என்ன செய்யலாம்? மறைக்கப்பட்ட செல்களை அடுத்து இருபுறமும் உள்ள செல்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள். பின்னர்
Ctrl + Shift + ) : கீகளை அழுத்தினால் தேர்ந்தெடுத்த இரு செல்களுக்கிடையே உள்ள மறைக்கப்பட்ட நெட்டு வரிசை காட்டப்படும்.
Ctrl + Shift + ( : கீகளை அழுத்தினால் தேர்ந்தெடுத்த இரு செல்களுக்கிடையே உள்ள மறைக்கப்பட்ட படுக்கை வரிசை காட்டப்படும்.
எப்படி! மவுஸ் இல்லாமல் கீ போர்டு வழியாகவே இந்த மறைக்கும் காட்டும் வேலை நடைபெற்றுவிட்டதா!
எக்ஸெல் தரும் வியூ வசதி
சில நேரங்களில் எக்ஸெல் தொகுப்பில் மிகப் பெரிய பைலை உருவாக்கிப் பயன்படுத்திக் கொண்டிருப்போம். நாம் விரும்பும் செல்லுக்குச் செல்ல ‘அங்குமிங்கும்’ அலைந்து கொண்டிருப்போம். இதனால் எந்த செல்லை நாம் எதற்குப் பயன்படுத்துகிறோம் என்பதே மறந்துவிடும். இதனால் "Go To" வசதியைக் கூட பயன்படுத்த இயலாமல் போய்விடும்.
இந்த மாதிரி செல்களுக்கு இடையே செல்வது மட்டுமின்றி சில வேளைகளில் புதிய செல்களுக்குச் செல்கையில் எந்த செல்களை எல்லாம் பிரிண்ட் செய்திட வேண்டும் என்பதிலும் பிரிண்ட் செட்டிங்ஸ் அமைப்பதிலும் பில்டர்களை உருவாக்குவதி லும் நாம் குழப்பம் அடையலாம். இது என்ன தலைவலி!! என நாம் ஆச்சரியமும் எரிச்சலும் அடையலாம். இதற்கு ஏதேனும் வழி உள்ளதா? நாம் அடிக்கடி செல்ல வேண்டிய செல்களை மட்டும் ஒரு பட்டியலாக வைத்து கொண்டு தாவ முடியுமா? என்று நீங்கள் கேட்கலாம். முடியும். இது நீங்கள் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டை எப்படி காண விரும்புகிறீர் கள் என்பதைப் பொறுத்து உள்ளது. இதற்கான தீர்வை எக்ஸெல்லில் உள்ள Custom View என்ற வசதி தருகிறது. உங்கள் வசதிப்படி ஒர்க் புக் எப்படி தோற்றம் தர வேண்டும் என்பதனையோ அல்லது அச்சில் எப்படி வர வேண்டும் என்பதனையோ முடிவு செய்து பின் உருவாக்கி நீங்கள் அப்படியே சேவ் செய்து கொள்ளலாம். இதனால் மற்ற மாற்றங்களை ஏற்படுத்தினாலும் இந்த வியூவைத் தேர்ந்தெடுக்கையில் நீங்கள் எப்படி அமைத்து சேவ் செய்தீர்களோ அந்த செல்களுடன் அந்த செட்டிங்குகள் செயல் பாட்டிற்கு வந்து விடும். அந்த குறிப்பிட்ட வியூவிற்கான பிரிண்ட் செட்டிங்ஸ் அமைத்து விட்டால் அதுவும் வியூ செட்டிங்சில் சேவ் செய்யப்படும். இப்படியே பல வகையான செல்கள் கொண்ட, மற்றவை மறைக்கப் பட்ட, தோற்றங்களை உருவாக்கி சேவ் செய்து பின் வேண்டும் போது பெறலாம். இதனால் நம் நேரமும் சக்தியும் வீணாகாமல் பாதுகாக் கப்படுகிறது. சரி, இந்த வியூ செட்டிங்சை எப்படி அமைப்பது என்று பார்ப்போம்.
1.முதலில் உங்கள் மிகப் பெரிய ஒர்க் புக்கைத் திறந்து கொள்ளுங்கள்.
2. பின் எந்த இடத்தில் நீங்கள் செயலாற்ற விரும்புகிறீர்களோ அந்த இடத்திற்குச் செல்லுங்கள்.
3. இப்போது நீங்கள் மேற்கொள்ள விரும்பும் மாற்றங்களை மேற்கொள்ளவும். எடுத்துக்காட்டாக print areas, hidden rows, filters, subtotals போன்றவற்றை அமைக்கவும். இப்போது வியூ செட்டிங்ஸ் அமைக்கப் போகிறீர்கள்.
4. View மெனு செல்லவும். அங்கு Custom Views என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது Custom Views window திறக்கப்படும்.
5. புதிய வியூ உருவாக்குவதற்காக Add என்னும் பட்டனைத் தட்டவும். ஏற்கனவே திறந்திருக்கும் விண்டோ புதிய வியூவிற்கு ஒரு பெயர் கொடுக்கும் வசதியை உங்களுக்குத் தரும். உங்கள் நோக்கத்தின் அடிப்படையில் வியூவிற்கான பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து அமைக்கவும். தேர்ந்தெடுக்கும் பெயர் உங்களுக்கு வியூவினைக் கண்டறிவதில் உதவு வதாக இருக்க வேண் டும். இனி எந்த செட்டிங்ஸ் எல்லாம் இந்த வியூவில் இருக் கக் கூடாது என்று விரும்புகிறீர்களோ அதில் எல்லாம் டிக் அடையாளத்தை நீக்கவும். இந்த புதிய வியூவிற்கான பிரி ண்ட் செட்டிங்சைக் கூட நீங்கள் முடிவு செய்து Print settings மூலம் வியூவிற்குள் கொண்டு வரலாம். இது எல்லாம் முடித்த பின்னர் வியூவிற்கான பெயர் கொடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இப்படியே நீங்கள் விரும்பும் தேர்வு மற்றும் தோற்றங்களை வரிசையாக உருவாக்கி வியூக்களாக சேவ் செய்திடலாம்.
இதன்பின் நீங்கள் ஒர்க் புக்கில் எங்கு விட்டீர்களோ அங்கு இருப்பீர்கள். இனி நீங்கள் சேவ் செய்த வியூவினை எப்போதும் பெறலாம். அதற்கு View மெனு சென்று அங்கு Custom Views என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அந்த விண்டோவில் select the name of the view வில் நீங்கள் திறக்க விரும்பும் வியூவினைத் தேர்ந்தெடுத்து Show என்பதில் கிளிக் செய்தால் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்கள் மற்றும் செட்டிங்ஸ்களுடன் ஒர்க் புக் தோன்றும். ஏதேனும் வியூ செட்டிங்சை நீக்க வேண்டும் என எண்ணினால் மீண்டும் Custom Views விண்டோ சென்று வியூவிற்கான பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து Delete பட்டனை அழுத்தவும்.
இந்த மாதிரி செல்களுக்கு இடையே செல்வது மட்டுமின்றி சில வேளைகளில் புதிய செல்களுக்குச் செல்கையில் எந்த செல்களை எல்லாம் பிரிண்ட் செய்திட வேண்டும் என்பதிலும் பிரிண்ட் செட்டிங்ஸ் அமைப்பதிலும் பில்டர்களை உருவாக்குவதி லும் நாம் குழப்பம் அடையலாம். இது என்ன தலைவலி!! என நாம் ஆச்சரியமும் எரிச்சலும் அடையலாம். இதற்கு ஏதேனும் வழி உள்ளதா? நாம் அடிக்கடி செல்ல வேண்டிய செல்களை மட்டும் ஒரு பட்டியலாக வைத்து கொண்டு தாவ முடியுமா? என்று நீங்கள் கேட்கலாம். முடியும். இது நீங்கள் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டை எப்படி காண விரும்புகிறீர் கள் என்பதைப் பொறுத்து உள்ளது. இதற்கான தீர்வை எக்ஸெல்லில் உள்ள Custom View என்ற வசதி தருகிறது. உங்கள் வசதிப்படி ஒர்க் புக் எப்படி தோற்றம் தர வேண்டும் என்பதனையோ அல்லது அச்சில் எப்படி வர வேண்டும் என்பதனையோ முடிவு செய்து பின் உருவாக்கி நீங்கள் அப்படியே சேவ் செய்து கொள்ளலாம். இதனால் மற்ற மாற்றங்களை ஏற்படுத்தினாலும் இந்த வியூவைத் தேர்ந்தெடுக்கையில் நீங்கள் எப்படி அமைத்து சேவ் செய்தீர்களோ அந்த செல்களுடன் அந்த செட்டிங்குகள் செயல் பாட்டிற்கு வந்து விடும். அந்த குறிப்பிட்ட வியூவிற்கான பிரிண்ட் செட்டிங்ஸ் அமைத்து விட்டால் அதுவும் வியூ செட்டிங்சில் சேவ் செய்யப்படும். இப்படியே பல வகையான செல்கள் கொண்ட, மற்றவை மறைக்கப் பட்ட, தோற்றங்களை உருவாக்கி சேவ் செய்து பின் வேண்டும் போது பெறலாம். இதனால் நம் நேரமும் சக்தியும் வீணாகாமல் பாதுகாக் கப்படுகிறது. சரி, இந்த வியூ செட்டிங்சை எப்படி அமைப்பது என்று பார்ப்போம்.
1.முதலில் உங்கள் மிகப் பெரிய ஒர்க் புக்கைத் திறந்து கொள்ளுங்கள்.
2. பின் எந்த இடத்தில் நீங்கள் செயலாற்ற விரும்புகிறீர்களோ அந்த இடத்திற்குச் செல்லுங்கள்.
3. இப்போது நீங்கள் மேற்கொள்ள விரும்பும் மாற்றங்களை மேற்கொள்ளவும். எடுத்துக்காட்டாக print areas, hidden rows, filters, subtotals போன்றவற்றை அமைக்கவும். இப்போது வியூ செட்டிங்ஸ் அமைக்கப் போகிறீர்கள்.
4. View மெனு செல்லவும். அங்கு Custom Views என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது Custom Views window திறக்கப்படும்.
5. புதிய வியூ உருவாக்குவதற்காக Add என்னும் பட்டனைத் தட்டவும். ஏற்கனவே திறந்திருக்கும் விண்டோ புதிய வியூவிற்கு ஒரு பெயர் கொடுக்கும் வசதியை உங்களுக்குத் தரும். உங்கள் நோக்கத்தின் அடிப்படையில் வியூவிற்கான பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து அமைக்கவும். தேர்ந்தெடுக்கும் பெயர் உங்களுக்கு வியூவினைக் கண்டறிவதில் உதவு வதாக இருக்க வேண் டும். இனி எந்த செட்டிங்ஸ் எல்லாம் இந்த வியூவில் இருக் கக் கூடாது என்று விரும்புகிறீர்களோ அதில் எல்லாம் டிக் அடையாளத்தை நீக்கவும். இந்த புதிய வியூவிற்கான பிரி ண்ட் செட்டிங்சைக் கூட நீங்கள் முடிவு செய்து Print settings மூலம் வியூவிற்குள் கொண்டு வரலாம். இது எல்லாம் முடித்த பின்னர் வியூவிற்கான பெயர் கொடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இப்படியே நீங்கள் விரும்பும் தேர்வு மற்றும் தோற்றங்களை வரிசையாக உருவாக்கி வியூக்களாக சேவ் செய்திடலாம்.
இதன்பின் நீங்கள் ஒர்க் புக்கில் எங்கு விட்டீர்களோ அங்கு இருப்பீர்கள். இனி நீங்கள் சேவ் செய்த வியூவினை எப்போதும் பெறலாம். அதற்கு View மெனு சென்று அங்கு Custom Views என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அந்த விண்டோவில் select the name of the view வில் நீங்கள் திறக்க விரும்பும் வியூவினைத் தேர்ந்தெடுத்து Show என்பதில் கிளிக் செய்தால் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்கள் மற்றும் செட்டிங்ஸ்களுடன் ஒர்க் புக் தோன்றும். ஏதேனும் வியூ செட்டிங்சை நீக்க வேண்டும் என எண்ணினால் மீண்டும் Custom Views விண்டோ சென்று வியூவிற்கான பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து Delete பட்டனை அழுத்தவும்.
எக்ஸெல் – டேட்டா ஷார்ட் கட்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் பணியாற்றுபவர்களுக்கு சில வேளைகளில் குறிப்பிட்ட டேட்டா அல்லது பார்முலா வினை பல செல்களில் அமைக்க வேண்டியதிருக்கும். வழக்கமாக நாம் என்ன செய்வோம்? ஒருமுறை டைப் செய்து பின் அதனைக் காப்பி செய்து அதன்பின் செல்களில் பேஸ்ட் செய்வோம். இதைவிட மிக எளிதான வழி ஒன்று உள்ளது. முதலில் எந்த செல்களில் எல்லாம் டேட்டா அல்லது பார்முலாவினை டைப் செய்திட வேண்டுமோ அவற்றை எல்லாம் செலக்ட் செய்து வைக்கவும். அதன்பின் டேட்டா அல்லது பார்முலா வினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் Ctrl + Enter அழுத்தவும். வாவ்!! அனைத்து செல்களிலும் இப்போது உங்கள் டேட்டா இருக்கும்.
No comments:
Post a Comment